Weryfikacja pracowników przed zatrudnieniem

Zatrudnienie niewłaściwej osoby na stanowisku o wysokim poziomie odpowiedzialności może kosztować firmę znacznie więcej niż kilka miesięcznych wynagrodzeń. Dostęp do klientów, informacji handlowych, systemów informatycznych, danych finansowych, know-how czy planów zarządu powoduje, że przy niektórych stanowiskach zwykła rozmowa rekrutacyjna i CV mogą być niewystarczające.

Stąd rosnące zainteresowanie usługą określaną jako background screening, czyli weryfikacją informacji dotyczących kandydata przed zatrudnieniem.

Problem polega na tym, że w Polsce pracodawca nie może po prostu zlecić:

„sprawdźcie o nim wszystko”.

Zakres informacji, których można żądać i które można przetwarzać podczas rekrutacji, jest ograniczony przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych. To, że jakąś informację można znaleźć w internecie, nie oznacza automatycznie, że przyszły pracodawca może ją wykorzystać przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.

Profesjonalny background screening powinien więc odpowiadać nie na pytanie:

„Co możemy znaleźć o kandydacie?”

lecz:

„Które informacje są rzeczywiście potrzebne do oceny ryzyka związanego z tym konkretnym stanowiskiem i które możemy legalnie zweryfikować?”

Czym jest background screening pracownika?

Background screening to proces weryfikacji określonych informacji przedstawionych przez kandydata oraz identyfikacji ryzyk istotnych dla stanowiska, na które jest rekrutowany.

Może dotyczyć między innymi potwierdzenia doświadczenia zawodowego, kwalifikacji, pełnionych funkcji gospodarczych, publicznych powiązań biznesowych czy potencjalnych konfliktów interesów.

Zakres powinien jednak zawsze wynikać z charakteru stanowiska.

Inaczej można oceniać ryzyko przy zatrudnieniu pracownika magazynu, inaczej głównego księgowego, a jeszcze inaczej osoby, która otrzyma dostęp do technologii wartej dziesiątki milionów złotych albo będzie negocjowała strategiczne kontrakty przedsiębiorstwa.

Dlatego nie istnieje jeden uniwersalny background screening odpowiedni dla każdego pracownika.

Jakich danych może żądać pracodawca od kandydata?

Podstawowe znaczenie ma art. 22¹ Kodeksu pracy.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie między innymi imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych wskazanych przez kandydata.

Może także żądać informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju albo na konkretnym stanowisku.

Już tutaj pojawia się jedna z najważniejszych zasad background screeningu:

nie zbieramy danych dlatego, że mogą kiedyś okazać się interesujące.

Musimy wiedzieć, po co dana informacja jest potrzebna w konkretnym procesie rekrutacyjnym.

Pracodawca nie może zbierać danych „na zapas”

To szczególnie ważne przy rozbudowanych formularzach rekrutacyjnych.

Firma może mieć pokusę stworzenia jednej ankiety dla wszystkich kandydatów, obejmującej kilkadziesiąt pytań dotyczących życia zawodowego i prywatnego.

Taki model jest błędny.

Dane powinny być adekwatne do celu i ograniczone do tego, co rzeczywiście jest potrzebne.

Jeżeli zatrudniamy osobę na stanowisko, na którym nie ma żadnego znaczenia posiadanie określonych uprawnień zawodowych, nie ma powodu zbierać informacji dotyczących takich uprawnień tylko dlatego, że mogą kiedyś okazać się ciekawe.

Ta sama zasada dotyczy background screeningu.

Najpierw stanowisko.

Później ryzyka.

Dopiero na końcu zakres weryfikacji.

Czy można sprawdzić informacje z CV?

Tak, ale trzeba rozumieć granice takiego sprawdzenia.

Jeżeli kandydat twierdzi, że ukończył określoną uczelnię, posiada konkretne uprawnienie zawodowe albo zajmował stanowisko wymagane w procesie rekrutacji, naturalne jest zainteresowanie wiarygodnością tych informacji.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie kontaktować wszystkie osoby i instytucje występujące w życiorysie i wypytywać je o kandydata.

Szczególnie ważne jest rozróżnienie pomiędzy informacją przekazaną przez kandydata a prawem pracodawcy do samodzielnego pozyskiwania kolejnych danych na jego temat.

Referencje – tutaj firmy bardzo często popełniają błąd

Kandydat przekazuje referencje od poprzedniego pracodawcy.

Firma widzi numer telefonu osoby, która je wystawiła, i dzwoni:

„Dzień dobry, kandydat podał Pana jako referencję. Co może Pan powiedzieć o jego pracy? Czy był konfliktowy? Dlaczego odszedł? Zatrudniłby go Pan ponownie?”

To może wydawać się całkowicie naturalne.

Aktualne stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest jednak bardzo ostrożne.

Samo przekazanie przez kandydata dokumentu referencyjnego nie daje przyszłemu pracodawcy automatycznie prawa do kontaktowania poprzedniego pracodawcy w celu zdobycia dodatkowych informacji o kandydacie.

W procesie rekrutacji podstawowym źródłem informacji dotyczących przebiegu wcześniejszej pracy powinien być sam kandydat.

To ważne również przy projektowaniu background screeningu.

Nie należy obiecywać klientowi:

„zadzwonimy do wszystkich poprzednich pracodawców i dowiemy się, jaki naprawdę był”.

Prawo do takiej swobodnej weryfikacji nie wynika z samego faktu, że kandydat złożył CV.

Czy kandydat może sam przedstawić dodatkowe informacje?

Tak.

Kodeks pracy przewiduje możliwość przetwarzania określonych dodatkowych danych przekazanych z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jeżeli spełnione są odpowiednie warunki prawne.

To jednak nie oznacza, że pracodawca powinien wymuszać:

„dobrowolną zgodę na pełny background check”.

W relacji kandydat–pracodawca trzeba szczególnie ostrożnie podchodzić do zgody, ponieważ odmowa nie powinna automatycznie powodować negatywnych konsekwencji wobec kandydata, jeżeli nie istnieje inna podstawa prawna do żądania konkretnej informacji.

Odmowa background screeningu nie oznacza, że kandydat coś ukrywa

To bardzo ważne.

Czasami firmy przyjmują zasadę:

„uczciwy człowiek nie ma nic do ukrycia”.

To zły sposób myślenia o ochronie danych.

Kandydat może nie zgodzić się na określoną formę weryfikacji dlatego, że uważa ją za zbyt szeroką, nieadekwatną do stanowiska albo ingerującą w jego prywatność.

Dlatego nie należy budować systemu rekrutacyjnego, w którym sama odmowa przekazania informacji, której pracodawca nie ma prawa wymagać, jest traktowana jako „czerwona flaga”.

Najpierw trzeba zadać inne pytanie:

czy w ogóle mamy prawo i rzeczywistą potrzebę tę informację pozyskiwać?

Czy można sprawdzić karalność kandydata?

Nie każdego i nie na każde stanowisko.

To jeden z najczęstszych mitów związanych z background screeningiem.

Pracodawca nie posiada ogólnego prawa do żądania od każdego kandydata zaświadczenia o niekaralności tylko dlatego, że:

„chce mieć pewność, kogo zatrudnia”.

Informacje dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa podlegają szczególnym zasadom ochrony.

Możliwość ich pozyskiwania musi wynikać z odpowiedniej podstawy prawnej.

Istnieją stanowiska i zawody, przy których przepisy przewidują wymóg niekaralności. Wtedy sytuacja wygląda inaczej.

Nie można jednak przenosić tego wymagania automatycznie na wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.

„Kandydat wyrazi zgodę na sprawdzenie KRK” – to nie rozwiązuje problemu

To kolejny częsty błąd.

Firma chce sprawdzić karalność, więc dodaje do formularza:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie informacji dotyczących mojej karalności.”

Sama zgoda kandydata nie tworzy automatycznie prawa pracodawcy do przetwarzania takich danych.

W przypadku informacji dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa zastosowanie mają szczególne ograniczenia wynikające z przepisów o ochronie danych.

Dlatego przy background screeningu trzeba bardzo jasno odróżnić:

„chcielibyśmy wiedzieć”

od:

„mamy prawo to sprawdzić”.

To nie jest to samo.

A co z informacją o toczącym się postępowaniu karnym?

Tutaj również trzeba zachować bardzo dużą ostrożność.

Fakt prowadzenia przeciwko komuś postępowania nie jest tym samym co prawomocne skazanie.

Obowiązuje zasada domniemania niewinności.

Nie powinno się więc budować standardowej procedury rekrutacyjnej polegającej na wyszukiwaniu informacji o tym, czy kandydat był kiedykolwiek podejrzany, oskarżony albo pojawił się w jakiejś sprawie karnej.

Każda taka informacja wymaga wyjątkowo ostrożnej oceny prawnej, zarówno pod względem możliwości jej przetwarzania, jak i znaczenia dla konkretnej rekrutacji.

Czy można sprawdzić kandydata w Google?

Samo wpisanie nazwiska do wyszukiwarki jest technicznie bardzo proste.

Znacznie trudniejsze jest pytanie:

co pracodawca może zrobić z informacją, którą znajdzie?

To, że coś znajduje się publicznie w internecie, nie powoduje automatycznie, że można bez ograniczeń wykorzystać to w procesie rekrutacji.

Wyobraźmy sobie, że kandydat posiada publiczny profil dotyczący swojej aktywności sportowej, rodzinnej, religijnej albo politycznej.

Informacje są publiczne.

Ale czy mają jakikolwiek związek z tym, czy człowiek będzie dobrym dyrektorem sprzedaży?

Najczęściej nie.

Dlatego podczas background screeningu znaczenie powinny mieć informacje związane z celem rekrutacji i konkretnym ryzykiem zawodowym, a nie prywatna ciekawość pracodawcy.

LinkedIn a prywatny Facebook – to nie jest to samo

Profil zawodowy istnieje przede wszystkim po to, żeby prezentować doświadczenie, stanowiska, kwalifikacje i działalność zawodową.

Dlatego informacje dostępne na LinkedIn mogą mieć inny charakter niż fotografie rodzinne czy osobiste wpisy publikowane na prywatnym profilu społecznościowym.

Nie oznacza to, że wszystko znajdujące się na LinkedIn można automatycznie kopiować do teczki kandydata.

Znaczenie nadal mają cel, adekwatność, podstawa przetwarzania i zakres informacji.

Można natomiast powiedzieć, że publicznie prezentowana historia zawodowa jest naturalnym obszarem, w którym mogą pojawiać się informacje istotne dla weryfikacji deklarowanego doświadczenia.

Social media nie powinny służyć do oceniania życia prywatnego

Kandydat może mieć poglądy, zainteresowania i styl życia zupełnie inne niż osoba prowadząca rekrutację.

To nie powinno automatycznie wpływać na decyzję o zatrudnieniu.

Background screening nie może zamieniać się w ocenę:

czy podoba nam się jego partner,

gdzie jeździ na wakacje,

co robi w weekend,

jak się ubiera prywatnie,

z kim się przyjaźni.

Jeżeli dana informacja nie ma związku ze stanowiskiem i ryzykiem zawodowym, najczęściej nie powinna być w ogóle przedmiotem analizy.

OSINT w background screeningu

OSINT może być bardzo wartościowym narzędziem, ale musi być stosowany precyzyjnie.

Nie chodzi o stworzenie pełnego profilu życia człowieka.

Chodzi o weryfikację informacji mających znaczenie zawodowe.

Przykładowo kandydat na stanowisko członka zarządu deklaruje wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu przedsiębiorstw.

Analiza publicznych rejestrów może pokazać, w jakich spółkach rzeczywiście pełnił funkcje.

Można sprawdzić okresy ich pełnienia.

Zmiany w organach.

Powiązania kapitałowe.

Działalność gospodarczą.

Niektóre informacje o spółkach, którymi zarządzał.

To są dane mogące posiadać realne znaczenie dla oceny deklarowanego doświadczenia.

Background screening zarządu wygląda inaczej niż zwykła rekrutacja

Im większa odpowiedzialność stanowiska, tym bardziej istotne staje się prawidłowe zarządzanie ryzykiem.

Członek zarządu może uzyskać dostęp do całej strategii przedsiębiorstwa.

Dyrektor finansowy – do danych finansowych i bankowości.

Dyrektor sprzedaży – do bazy klientów, cen i marż.

Administrator IT – do systemów oraz infrastruktury.

Osoba odpowiedzialna za M&A – do informacji o planowanych przejęciach.

Dlatego przy takich stanowiskach przed rozpoczęciem procesu warto stworzyć model ryzyka stanowiska.

Nie pytamy:

„Co możemy sprawdzić?”

Pytamy:

„Jakie ryzyko może powstać, jeżeli osoba na tym stanowisku nie jest tym, za kogo się podaje albo posiada nieujawniony konflikt interesów?”

Konflikt interesów

To jeden z najważniejszych obszarów profesjonalnego background screeningu przy stanowiskach menedżerskich.

Kandydat może być związany z podmiotem konkurencyjnym.

Może posiadać udziały w spółce będącej dostawcą przyszłego pracodawcy.

Może pełnić funkcję w przedsiębiorstwie, którego działalność koliduje z nowym stanowiskiem.

Nie każde powiązanie oznacza konflikt interesów.

Ale każde istotne powiązanie może wymagać wyjaśnienia.

Dlatego zamiast pisać:

„Kandydat powiązany z konkurencją – dyskwalifikacja”

należy ustalić:

jaki jest charakter powiązania,

czy nadal istnieje,

czy może wpływać na decyzje podejmowane w nowej firmie,

czy kandydat je ujawnił.

Powiązanie to nie dowód nielojalności

To bardzo ważna zasada analizy.

Jeżeli kandydat był członkiem zarządu firmy X, która współpracowała ze spółką Y, nie oznacza to automatycznie, że posiada osobiste związki z każdą osobą występującą w spółce Y.

Rejestry gospodarcze pokazują formalne relacje.

Nie zawsze pokazują rzeczywisty charakter relacji między ludźmi.

Dlatego przy analizie powiązań trzeba bardzo wyraźnie odróżniać:

powiązanie formalne,

potwierdzony kontakt,

hipotezę o relacji.

To szczególnie ważne, gdy wynik background screeningu może wpłynąć na czyjąś karierę zawodową.

Upadłości i problemy poprzednich spółek

Kandydat był członkiem zarządu spółki, która zbankrutowała.

Czy to automatycznie dyskwalifikuje?

Nie.

Przedsiębiorstwa upadają z bardzo wielu powodów.

Znacznie ważniejsze jest ustalenie chronologii.

Kiedy kandydat objął funkcję?

Kiedy pojawiły się problemy?

Jak długo zarządzał?

Co działo się ze spółką wcześniej?

Czy podobny schemat występował w kilku przedsiębiorstwach?

Jedna upadłość może być doświadczeniem biznesowym.

Seria powtarzających się zdarzeń może wymagać dokładniejszej analizy.

Background screening powinien dostarczyć kontekstu, a nie szybkich etykiet.

Sprawdzenie kwalifikacji

Jeżeli określone wykształcenie, uprawnienie albo kwalifikacja są niezbędne dla stanowiska, ich prawdziwość może mieć fundamentalne znaczenie.

Szczególnie przy zawodach regulowanych, stanowiskach technicznych czy funkcjach wymagających konkretnych uprawnień.

Tutaj również trzeba korzystać z właściwych, legalnych sposobów weryfikacji.

Nie każda uczelnia, organizacja zawodowa czy były pracodawca może przekazać dowolne informacje osobie trzeciej.

Dlatego proces powinien być przygotowany wcześniej, a kandydat powinien wiedzieć, jakiego rodzaju dane będą potrzebne.

Fałszywe CV – co powinno naprawdę interesować pracodawcę?

Nie każda nieścisłość ma taki sam ciężar.

Kandydat wpisuje:

„Senior Sales Manager”,

a formalnie stanowisko nazywało się:

„Sales Manager”.

Może nie mieć to praktycznie żadnego znaczenia.

Co innego, gdy deklaruje pięć lat zarządzania zespołem kilkudziesięciu osób, a analiza pokazuje, że przez większość tego czasu prowadził jednoosobową działalność niezwiązaną z deklarowaną branżą.

Dlatego screening powinien koncentrować się na istotnych rozbieżnościach.

Nie na polowaniu na literówki.

Majątek i sytuacja finansowa kandydata

To obszar, w którym bardzo łatwo przekroczyć granicę.

Pracodawca nie posiada ogólnego prawa do sprawdzania kont bankowych, wysokości oszczędności, kredytów i prywatnych wydatków wszystkich kandydatów.

Nie można tworzyć zasady:

„każdy dyrektor finansowy musi pokazać nam swoje prywatne finanse”.

Jeżeli istnieje konkretny prawny wymóg dotyczący określonego stanowiska, sytuacja może wyglądać inaczej.

W standardowej rekrutacji prywatna sytuacja majątkowa człowieka nie jest jednak automatycznie informacją, którą przyszły pracodawca może swobodnie badać.

Długi kandydata nie oznaczają, że jest nieuczciwy

To również ważne z punktu widzenia oceny ryzyka.

Człowiek może posiadać kredyt hipoteczny.

Może prowadzić spór gospodarczy.

Może być poręczycielem.

Może mieć przejściowe problemy finansowe.

Sam fakt istnienia zobowiązań nie oznacza, że osoba będzie kradła albo działała na szkodę pracodawcy.

Każda informacja powinna być oceniana w kontekście i przede wszystkim pod kątem tego, czy pracodawca w ogóle ma podstawę do jej pozyskania i wykorzystania.

Zdrowie, leczenie i uzależnienia

Standardowy background screening nie powinien polegać na ustalaniu historii leczenia kandydata, jego diagnoz psychiatrycznych, przyjmowanych leków czy innych informacji o stanie zdrowia.

Są to dane szczególnie chronione.

Ocena zdolności do wykonywania określonej pracy należy przede wszystkim do systemu medycyny pracy w zakresie przewidzianym przepisami.

Prywatny detektyw nie powinien zastępować lekarza ani poszukiwać dokumentacji medycznej osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Background screening a prywatny detektyw

Detektyw może być wartościowym elementem procesu, ale jego obecność nie powoduje rozszerzenia praw pracodawcy.

To bardzo ważne.

Firma nie może powiedzieć:

„My nie możemy tego sprawdzić, ale detektyw może.”

Jeżeli pracodawca nie ma prawa przetwarzać konkretnej informacji w procesie rekrutacji, zatrudnienie zewnętrznego wykonawcy nie tworzy automatycznie legalnej drogi obejścia ograniczenia.

Detektyw może natomiast pomagać przy legalnej weryfikacji konkretnych faktów, szczególnie w obszarze informacji gospodarczych, publicznych rejestrów, OSINT i powiązań biznesowych.

Czego prywatny detektyw nie może zrobić podczas background screeningu?

Nie może włamywać się do kont internetowych.

Nie może sprawdzać prywatnych wiadomości.

Nie posiada ogólnego dostępu do policyjnych baz.

Nie może pozyskiwać danych bankowych tylko dlatego, że przyszły pracodawca jest nimi zainteresowany.

Nie może również korzystać z metod operacyjno-rozpoznawczych zastrzeżonych dla uprawnionych organów państwa.

Usługi prywatnego detektywa nie są prywatnym odpowiednikiem uprawnień Policji.

Ich wartość polega na umiejętności legalnego łączenia informacji i weryfikowania konkretnych hipotez.

Czy można obserwować kandydata przed zatrudnieniem?

Nie powinno się traktować obserwacji jako standardowej części background screeningu.

Samo ubieganie się o stanowisko nie oznacza, że pracodawca powinien zlecić śledzenie prywatnego życia człowieka.

Działania terenowe wymagają konkretnego i prawnie uzasadnionego celu.

Nie rekomendowałbym modelu:

„To stanowisko dyrektorskie, więc przez tydzień zobaczmy, gdzie chodzi po pracy.”

To nie jest profesjonalny screening.

To ingerencja w prywatność bez prawidłowo określonego problemu.

Screening powinien być proporcjonalny do ryzyka

Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie kilku poziomów weryfikacji.

Przy stanowisku podstawowym wystarczy zwykła rekrutacja i sprawdzenie informacji wymaganych do wykonywania pracy.

Przy stanowisku specjalistycznym można rozszerzyć analizę o kwalifikacje i określone doświadczenie zawodowe.

Przy stanowisku wysokiego ryzyka można rozważyć bardziej szczegółową analizę publicznych powiązań gospodarczych, pełnionych funkcji, potencjalnych konfliktów interesów i innych informacji bezpośrednio związanych z zakresem odpowiedzialności.

Nie jest to ustawowa klasyfikacja.

To praktyczny sposób zastosowania zasady:

im większy dostęp i odpowiedzialność, tym dokładniej definiujemy ryzyko – ale nadal sprawdzamy tylko to, czego rzeczywiście potrzebujemy.

Stanowiska wysokiego ryzyka

Szczególnie dokładnej analizy mogą wymagać funkcje, które dają dostęp do:

strategicznych informacji,

finansów przedsiębiorstwa,

systemów IT,

tajemnicy przedsiębiorstwa,

baz klientów,

procesów zakupowych,

informacji o przejęciach,

strategii przetargowej,

kluczowych dostawców.

W takich przypadkach background screening staje się elementem szerszego bezpieczeństwa biznesu.

Nie oznacza to jednak tworzenia dossier na pracownika.

Chodzi o ograniczenie konkretnego ryzyka biznesowego.

Background screening nie kończy ryzyka w dniu zatrudnienia

Nawet najlepszy proces rekrutacyjny nie daje gwarancji, że z pracownikiem nigdy nie pojawi się problem.

Człowiek może zmienić sytuację życiową.

Może wejść w konflikt interesów.

Może zacząć prowadzić działalność konkurencyjną.

Może otrzymać propozycję od konkurenta.

Dlatego bezpieczeństwa nie należy opierać wyłącznie na dokładnym sprawdzeniu człowieka przed podpisaniem umowy.

Znacznie ważniejsze jest późniejsze stworzenie właściwego systemu ochrony informacji, dostępu i odpowiedzialności.

Dobrze zaprojektowany kontrwywiad gospodarczy zakłada, że nawet zaufany pracownik powinien mieć dostęp wyłącznie do tych informacji, których rzeczywiście potrzebuje.

Dobry screening nie zastępuje kontroli dostępu

To jeden z największych błędów przedsiębiorstw.

Firma wydaje dużo pieniędzy na sprawdzenie dyrektora, a później daje mu dostęp do wszystkich folderów, całej bazy klientów, pełnej dokumentacji projektów i danych niezwiązanych z jego obowiązkami.

Bezpieczeństwo buduje się warstwowo.

Weryfikacja kandydata jest tylko jedną warstwą.

Pozostałe to między innymi odpowiednie uprawnienia, zasada need-to-know, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa, procedury, logowanie dostępu oraz prawidłowy offboarding.

Co zrobić, gdy screening pokazuje rozbieżność?

Nie należy automatycznie odrzucać kandydata.

Najpierw trzeba sprawdzić:

czy informacja jest prawidłowa?

Następnie:

czy rzeczywiście dotyczy właściwej osoby?

Dopiero później:

jakie ma znaczenie dla stanowiska?

Wyobraźmy sobie, że w rejestrze pojawia się osoba o identycznym imieniu i nazwisku, która była członkiem zarządu problematycznej spółki.

Jeżeli identyfikacja jest błędna, dalsze wnioski również będą błędne.

Dlatego w OSINT i background screeningu identyfikacja człowieka jest absolutnie kluczowa.

Kandydat powinien mieć możliwość wyjaśnienia istotnej rozbieżności

Wyobraźmy sobie, że screening pokazuje, iż kandydat podał w CV pięć lat pracy w przedsiębiorstwie, podczas gdy dostępne informacje wskazują trzy.

Może kłamać.

Może również istnieć racjonalne wyjaśnienie.

Firma zmieniła nazwę.

Część zatrudnienia odbywała się w innym podmiocie grupy.

Publiczny profil jest nieaktualny.

Dlatego szczególnie przy informacjach mogących prowadzić do odrzucenia kandydata dobrze jest unikać wydawania wyroku na podstawie pojedynczego rekordu.

Background screening powinien wyjaśniać ryzyko, a nie produkować podejrzanych.

Największy błąd – szukanie „haków” na kandydata

Jeżeli firma zleca:

„Sprawdźcie go dokładnie i znajdźcie, co ma za uszami”

już samo założenie procesu jest niewłaściwe.

Background screening nie powinien służyć znalezieniu negatywnej informacji.

Ma służyć ocenie wiarygodności i ryzyka.

Czasami najlepszym wynikiem będzie:

„Nie stwierdziliśmy istotnych rozbieżności w zakresie objętym analizą.”

To również wartościowy rezultat.

Jak powinien wyglądać profesjonalny background screening?

Proces powinien rozpocząć się od stanowiska, nie od nazwiska kandydata.

Najpierw określamy:

jakie uprawnienia otrzyma pracownik,

do czego będzie miał dostęp,

jakie szkody może spowodować potencjalny konflikt interesów,

które kwalifikacje są kluczowe,

jakie informacje kandydat przedstawił w procesie rekrutacji.

Dopiero na tej podstawie tworzymy zakres weryfikacji.

Dzięki temu przy stanowisku kierownika sprzedaży możemy skupić się na doświadczeniu zawodowym i ewentualnych powiązaniach konkurencyjnych, zamiast badać całe prywatne życie człowieka.

Komentarz Dawida Kuciela

Najgorsze zlecenie background screeningu brzmi:

„Sprawdź mi tego człowieka od A do Z.”

Nie istnieje „od A do Z”.

Zawsze pytam:

„Na jakie stanowisko go zatrudniacie i czego właściwie się obawiacie?”

Jeżeli kandydat ma zostać członkiem zarządu i otrzyma dostęp do wszystkich strategicznych informacji firmy, interesuje mnie jego rzeczywiste doświadczenie, funkcje gospodarcze, istotne powiązania i potencjalne konflikty interesów.

Nie interesuje mnie to, gdzie był na wakacjach trzy lata temu.

Jeżeli zatrudniamy dyrektora finansowego, analizujemy inne ryzyka niż przy dyrektorze sprzedaży.

To jest dla mnie fundament dobrego screeningu:

najpierw ryzyko stanowiska, dopiero później człowiek.

Druga rzecz to interpretacja.

Publiczny rejestr może pokazać, że kandydat był członkiem zarządu spółki, która upadła.

Można zrobić z tego nagłówek:

„Zarządzał bankrutem”.

Można też sprawdzić, że wszedł do zarządu dwa miesiące przed upadłością właśnie po to, żeby przeprowadzić restrukturyzację.

Fakt ten sam.

Znaczenie całkowicie inne.

Dlatego background screening nie polega na kopiowaniu danych z internetu do PDF-a.

Wartość zaczyna się wtedy, kiedy potrafimy odpowiedzieć:

co naprawdę wynika z tych informacji i jakie znaczenie mają dla decyzji biznesowej?

Background screening pracownika – najczęstsze pytania

Co to jest background screening?

To proces weryfikacji wybranych informacji dotyczących kandydata przed zatrudnieniem, prowadzony w zakresie uzasadnionym stanowiskiem i obowiązującymi przepisami.

Czy pracodawca może sprawdzić wszystko o kandydacie?

Nie. Zakres danych pozyskiwanych w rekrutacji jest ograniczony przez Kodeks pracy i przepisy o ochronie danych osobowych.

Czy pracodawca może sprawdzić CV?

Może weryfikować istotne informacje w granicach prawa, szczególnie gdy dotyczą kwalifikacji i doświadczenia niezbędnych na danym stanowisku.

Czy można zadzwonić do poprzedniego pracodawcy po referencje?

Nie należy zakładać, że samo otrzymanie referencji od kandydata daje automatyczne prawo do telefonicznego pozyskiwania dodatkowych informacji od poprzedniego pracodawcy.

Czy można sprawdzić karalność kandydata?

Tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. Nie ma ogólnego prawa do żądania informacji o niekaralności od każdego kandydata.

Czy zgoda kandydata pozwala zawsze sprawdzić karalność?

Nie. Informacje dotyczące wyroków skazujących podlegają szczególnym zasadom i zwykła zgoda nie tworzy automatycznie prawa do ich przetwarzania.

Czy można sprawdzić Facebooka kandydata?

Publiczna dostępność informacji nie oznacza, że wszystkie można swobodnie wykorzystywać przy rekrutacji. Znaczenie ma cel, adekwatność i podstawa prawna przetwarzania.

Czy LinkedIn można wykorzystać podczas rekrutacji?

Informacje zawodowe mogą mieć większe znaczenie dla procesu rekrutacyjnego, szczególnie gdy służą weryfikacji deklarowanego doświadczenia. Nadal trzeba jednak ograniczać zakres do informacji rzeczywiście potrzebnych.

Czy detektyw może sprawdzić kandydata?

Może pomagać w legalnej weryfikacji określonych informacji i ryzyk, ale zatrudnienie detektywa nie rozszerza praw pracodawcy do przetwarzania danych.

Czy detektyw ma dostęp do policyjnych baz?

Nie.

Czy detektyw może sprawdzić konto bankowe kandydata?

Nie posiada ogólnego dostępu do prywatnych rachunków bankowych.

Czy można sprawdzić konflikty interesów?

Przy stanowiskach wysokiego ryzyka analiza publicznie dostępnych powiązań gospodarczych może być istotnym elementem oceny ryzyka, jeżeli pozostaje związana z konkretnym stanowiskiem.

Czy kandydat musi zgodzić się na każdy background check?

Nie można zakładać, że odmowa przekazania informacji, której pracodawca nie ma prawa wymagać, oznacza automatycznie coś podejrzanego.

Kiedy background screening ma największy sens?

Przede wszystkim przy stanowiskach wysokiego zaufania, odpowiedzialności i dostępu do strategicznych informacji, finansów, klientów, systemów albo procesów decyzyjnych.

Podsumowanie

Background screening może znacząco ograniczyć ryzyko błędnej decyzji personalnej, szczególnie przy zatrudnianiu osób na kluczowe stanowiska.

Nie powinien jednak być rozumiany jako nieograniczone „prześwietlenie człowieka”.

Najpierw trzeba określić:

jakie ryzyko wiąże się ze stanowiskiem?

Następnie:

które informacje pozwalają to ryzyko ocenić?

I dopiero później:

które z tych informacji możemy legalnie pozyskać i zweryfikować?

Dobrze wykonany background screening może wykazać istotne rozbieżności w historii zawodowej, potwierdzić kwalifikacje, ujawnić ważne powiązania gospodarcze albo wskazać potencjalny konflikt interesów.

Nie powinien natomiast ingerować w życie prywatne tylko dlatego, że technicznie można znaleźć o człowieku więcej informacji.

Najlepszy screening nie odpowiada na pytanie:

„Co udało nam się znaleźć na kandydata?”

Odpowiada:

„Czy informacje potrzebne do podjęcia tej konkretnej decyzji biznesowej są wiarygodne i czy widzimy ryzyko, które pracodawca powinien znać przed podpisaniem umowy?”