Jak ustalić, czy w firmie dochodzi do kradzieży lub nadużyć pracowniczych?

Brakuje towaru.

Kierownik wskazuje pracownika, który:

· często zostaje po godzinach;

· ma problemy finansowe;

· był skonfliktowany z przełożonym;

· pracuje najbliżej magazynu.

To nie jest materiał dowodowy.

To profil człowieka, którego łatwo podejrzewać.

Rzeczywiste źródło strat może znajdować się zupełnie gdzie indziej:

· w błędnej ewidencji;

· źle zliczonych dostawach;

· nieudokumentowanych zwrotach;

· pomyłkach produkcyjnych;

· uszkodzeniach;

· nieuczciwym dostawcy;

· błędach systemu;

· działaniu kilku osób;

· nadużyciu menedżera posiadającego większe uprawnienia niż magazynier.

Najważniejsza zasada brzmi:

Pokój strat

Każde nadużycie można przypisać do jednego z pięciu obszarów.

Strefa pierwsza: towar i materiały

Możliwe zdarzenia:

· wynoszenie produktów;

· zaniżanie przyjęć;

· fikcyjne uszkodzenia;

· fałszywe zwroty;

· zamiana towaru;

· ukrywanie nadwyżek;

· sprzedaż poza systemem;

· nieuprawnione zużycie.

Strefa druga: pieniądze

· przyjmowanie gotówki bez paragonu;

· zwroty na prywatne rachunki;

· anulowanie sprzedaży po przyjęciu zapłaty;

· zmiana numeru konta;

· nieuprawnione rabaty;

· wypłaty dla fikcyjnych dostawców.

Strefa trzecia: zakupy

· zawyżanie cen;

· zamówienia niepotrzebnych produktów;

· prowizje od dostawcy;

· zakupy od firmy powiązanej;

· płacenie za mniejszą ilość lub gorszą jakość;

· dzielenie zamówień, aby ominąć kontrolę.

Strefa czwarta: czas i zasoby

· rozliczanie nieprzepracowanych godzin;

· prywatne wykorzystywanie samochodów;

· wykonywanie własnych zleceń na sprzęcie firmy;

· używanie pracowników do prywatnych prac;

· fałszywe delegacje;

· prywatne zakupy na koszt przedsiębiorstwa.

Strefa piąta: informacje

· wynoszenie baz;

· sprzedaż danych;

· przekazywanie ofert;

· kopiowanie dokumentacji;

· udostępnianie haseł;

· pomoc konkurencji.

Nie należy łączyć wszystkich problemów w jedno szerokie „nadużycie”.

Każdy mechanizm wymaga innego materiału.

Faza pierwsza: policz stratę

Zanim rozpoczną się rozmowy z personelem, trzeba ustalić:

· czego brakuje;

· ile;

· od kiedy;

· jak wyliczono różnicę;

· czy dane źródłowe są wiarygodne;

· kto przeprowadzał wcześniejsze inwentaryzacje.

Przykład:

System pokazuje brak 120 urządzeń.

Po kontroli okazuje się, że:

· 40 znajduje się w serwisie;

· 20 wydano na testy;

· 15 omyłkowo przypisano do innego magazynu;

· 10 zostało uszkodzonych;

· 35 pozostaje niewyjaśnionych.

Rzeczywisty przedmiot postępowania obejmuje 35 urządzeń, nie 120.

Faza druga: odtwórz proces bez wskazywania człowieka

Dla brakującego produktu trzeba prześledzić:

1. zamówienie;

2. dostawę;

3. przyjęcie;

4. magazynowanie;

5. wydanie;

6. zwrot;

7. sprzedaż;

8. utylizację.

Na każdym etapie zapisujemy:

· dokument;

· osobę;

· godzinę;

· system;

· fizyczną lokalizację;

· wymagane zatwierdzenie.

Celem jest znalezienie miejsca, w którym kontrola przestała działać.

Może się okazać, że towary znikają wyłącznie:

· podczas nocnej zmiany;

· w dniach przyjmowania zwrotów;

· po ręcznej korekcie;

· przy konkretnym typie zlecenia;

· przed inwentaryzacją;

· podczas transportu pomiędzy magazynami.

Faza trzecia: mapa możliwości

Nie pytamy jeszcze, kto miał motyw.

Pytamy, kto miał realną możliwość dokonania konkretnej czynności.

Pracownik posiadający dostęp fizyczny nie zawsze potrafi ukryć brak w systemie.

Osoba posiadająca możliwość korekty może nie mieć dostępu do produktu.

Mechanizm wymagający obu elementów może wskazywać na:

· współdziałanie;

· użycie cudzego konta;

· brak rozdzielenia uprawnień.

Faza czwarta: analiza wzorca

Pojedynczy brak może być pomyłką.

Wzorzec powstaje, gdy straty łączy:

· produkt;

· zmiana;

· lokalizacja;

· dostawca;

· typ dokumentu;

· konto użytkownika;

· klient;

· sposób rozliczenia.

Przykład

Towar nie znika losowo.

Braki dotyczą wyłącznie produktów:

· małych;

· drogich;

· łatwych do sprzedaży;

· bez numerów seryjnych.

Występują:

· w piątki;

· na drugiej zmianie;

· po korektach wykonywanych z jednego konta.

Taki wzorzec jest znacznie bardziej użyteczny niż ogólne podejrzenie wobec całego magazynu.

Faza piąta: zabezpiecz dane, zanim zmienisz proces

Po ujawnieniu braku zarząd często natychmiast:

· zmienia hasła;

· przenosi towar;

· blokuje konta;

· zwalnia podejrzanego;

· usuwa dostęp;

· przebudowuje procedury.

Część tych działań może być konieczna dla zatrzymania strat.

Trzeba jednak równolegle zabezpieczyć:

· logi;

· historię zmian;

· nagrania istniejące legalnie;

· dokumenty;

· korespondencję;

· stany magazynowe;

· dane urządzeń;

· listy dostępów.

W przeciwnym razie firma zatrzyma mechanizm, ale zniszczy możliwość jego późniejszego udokumentowania.

Monitoring nie może powstać jako nielegalna pułapka

Kodeks pracy dopuszcza monitoring wizyjny w określonych celach, między innymi dla ochrony mienia, kontroli produkcji i zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Stosowanie monitoringu wymaga określenia celu, zakresu i sposobu oraz spełnienia obowiązków informacyjnych.

Pracodawca nie powinien po cichu instalować urządzeń w miejscach, w których pracownicy mają uzasadnione oczekiwanie szczególnej prywatności, ani stosować metod niewspółmiernych do problemu.

Materiał może pochodzić z:

· legalnie działającego monitoringu;

· kontroli dostępu;

· systemu sprzedażowego;

· zapisów magazynowych;

· ewidencji pojazdów;

· dokumentów księgowych;

· rejestrów wydania sprzętu.

Kradzież, pomyłka czy nadużycie procesu

Każdy brak powinien zostać przypisany do jednej z czterech hipotez.

Błąd

Towar został:

· źle policzony;

· błędnie opisany;

· przesunięty;

· niewłaściwie zaksięgowany.

Niedbalstwo

Pracownik:

· nie wykonał kontroli;

· pozostawił niezabezpieczony dostęp;

· zatwierdził dokument bez sprawdzenia;

· nie przestrzegał procedury.

Świadome nadużycie

Osoba celowo wykorzystała:

· dostęp;

· uprawnienia;

· zaufanie;

· brak kontroli;

dla własnej albo cudzej korzyści.

Zorganizowany mechanizm

Kilka osób podzieliło role:

· jedna pozyskuje towar;

· druga zmienia dane;

· trzecia organizuje sprzedaż;

· czwarta ukrywa rozliczenie.

Nie należy używać słowa „kradzież” przed ustaleniem, czy rzeczywiście doszło do bezprawnego zabrania mienia. Kwalifikację prawną konkretnego zachowania powinien ocenić prawnik albo organ prowadzący postępowanie.

Nadużycia menedżerskie są trudniejsze do zauważenia

Najczęściej kontroluje się pracowników najniższego szczebla.

Tymczasem największą wartość mogą mieć nadużycia polegające na:

· wyborze powiązanego dostawcy;

· akceptowaniu zawyżonych faktur;

· prywatnym wykorzystaniu personelu;

· zakupie niepotrzebnych usług;

· manipulowaniu premiami;

· podpisywaniu umów bez realnej korzyści dla firmy.

Menedżer może nie wynosić towaru.

Może używać legalnych uprawnień do podejmowania decyzji szkodliwych dla firmy.

Dlatego postępowanie powinno obejmować również osoby:

· zatwierdzające;

· kontrolujące;

· odbierające;

· tworzące procedury.

Rozmowy wyjaśniające

Rozmowa nie powinna rozpoczynać się od zdania:

Lepsza kolejność:

9. poprosić o opis procesu;

10. ustalić typowy sposób działania;

11. przedstawić konkretną transakcję;

12. zapytać o rozbieżność;

13. porównać odpowiedź z dokumentami;

14. umożliwić przedstawienie alternatywnego wyjaśnienia.

Nie należy przekazywać rozmówcy wszystkich posiadanych informacji.

Nie chodzi jednak o wprowadzanie go w błąd.

Chodzi o sprawdzenie, czy jego spontaniczny opis odpowiada materiałowi.

Modelowy przypadek: magazynier był niewinny

W hurtowni regularnie brakowało elektronarzędzi.

Podejrzenie padło na magazyniera, który:

· zamykał halę;

· posiadał klucze;

· zostawał po godzinach.

Analiza dostępu

Monitoring nie pokazywał wynoszenia sprzętu.

Magazynier rzeczywiście zostawał dłużej, ponieważ wykonywał zaległe inwentaryzacje.

Wzorzec braków

Wszystkie brakujące produkty występowały wcześniej jako zwroty od klientów.

Dokumentacja

Zwrot był rejestrowany w systemie.

Następnie kierownik zmieniał jego status na:

Nie istniały dokumenty potwierdzające utylizację.

Dalsze ustalenia

Produkty pojawiały się na kontach sprzedażowych prowadzonych przez osobę powiązaną z kierownikiem.

Numery seryjne części urządzeń odpowiadały towarom wykreślonym z magazynu.

Uczciwy wniosek

Nie:

Ostateczną odpowiedzialność i kwalifikację powinny ocenić właściwe osoby na podstawie pełnego materiału.

Przykład ma charakter modelowy.

Jak powinien wyglądać raport

Wartość i zakres straty

· produkt;

· ilość;

· okres;

· sposób wyliczenia;

· wartość.

Proces

· obieg;

· dokumenty;

· systemy;

· osoby;

· miejsca kontroli.

Nieprawidłowości

· brak dokumentu;

· nietypowa korekta;

· użycie konta;

· dostęp poza godzinami;

· powtarzalny wzorzec.

Osoby

· możliwość;

· uprawnienia;

· rola;

· wyjaśnienia;

· fakty potwierdzające lub wykluczające udział.

Ograniczenia

· brak nagrania;

· brak numerów seryjnych;

· niepełne logi;

· możliwość użycia cudzego konta;

· brak dostępu do prywatnych kanałów sprzedaży.

Komentarz Dawida Kuciela

Źródła prawne i urzędowe: Kodeks pracy; materiały UODO dotyczące monitoringu pracowników.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Bezpieczeństwo biznesu
• Jak ustalić, czy wspólnik prowadzi rozmowy z klientami i kontrahentami przeciwko interesowi spółki
• Jak ustalić sprawcę kradzieży pracowniczej