Jak zweryfikować stan faktyczny przed wszczęciem postępowania?

Klient przedstawia historię, która początkowo nie budzi większych wątpliwości.

Kontrahent miał zagwarantować wykonanie projektu przez doświadczony zespół. Pobrał wysoką zaliczkę, nie dotrzymał terminów, a następnie przestał odpowiadać.

Klient posiada umowę, fakturę i kilka wiadomości.

Chce natychmiast wnieść pozew.

Po uporządkowaniu materiału okazuje się jednak, że część rozmów odbywała się z inną spółką niż ta wskazana w umowie. Załącznik opisujący zakres prac nigdy nie został podpisany. Pierwsze opóźnienia pojawiły się po zmianie wymagań klienta, a osoba przedstawiana jako członek zespołu kontrahenta w rzeczywistości była zewnętrznym podwykonawcą.

Nie oznacza to, że klient nie posiada roszczenia.

Oznacza, że pierwotna historia wymaga rozdzielenia na fakty, oceny i niewiadome.

Weryfikacja stanu faktycznego przed wszczęciem postępowania nie służy podważaniu wiarygodności klienta.

Służy ograniczeniu ryzyka, że kancelaria oprze strategię na niepełnej chronologii, błędnie zidentyfikowanej osobie, dokumencie wyrwanym z kontekstu albo związku przyczynowym, który istnieje jedynie w opowieści.

Relacja klienta jest punktem startowym, nie gotowym stanem faktycznym

Klient najlepiej zna swoją sprawę, ale jednocześnie jest jej uczestnikiem.

Pamięta zdarzenia przez pryzmat poniesionej szkody, konfliktu, emocji i wiedzy zdobytej później.

Może nieświadomie łączyć ze sobą fakty, które w chwili zdarzenia nie były powiązane. Może uznać określoną osobę za decydenta, ponieważ tak zachowywała się podczas rozmów, mimo że formalnie nie posiadała umocowania. Może pamiętać, że umowa obejmowała dodatkowy zakres, chociaż ustalenia znajdowały się wyłącznie w rozmowie telefonicznej.

Nie należy zakładać złej wiary.

Pamięć nie jest protokołem.

Dlatego pierwsza rozmowa powinna prowadzić do stworzenia materiału, który można poddać niezależnemu sprawdzeniu.

Ciężar dowodu wpływa na sposób przygotowania sprawy

Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która wywodzi z niego skutki prawne. Kodeks postępowania cywilnego wskazuje natomiast, że strony mają przedstawiać dowody, działać zgodnie z prawdą i przytaczać fakty oraz dowody bez zwłoki.

Nie oznacza to, że przed wniesieniem pozwu trzeba posiadać odpowiedź na każde możliwe pytanie.

Oznacza jednak, że kancelaria powinna wiedzieć:

które fakty stanowią podstawę stanowiska, z jakich źródeł wynikają, które elementy są tylko relacją klienta i jakie ryzyko powstanie, jeżeli przeciwnik przedstawi odmienny materiał.

Weryfikacja powinna być podporządkowana problemowi prawnemu.

Nie chodzi o zebranie największej liczby informacji.

Chodzi o ustalenie tych faktów, bez których przyjęta konstrukcja może się nie utrzymać.

Pierwszy etap: rozpisanie historii na pojedyncze twierdzenia

Zdanie:

„Kontrahent od początku zamierzał pobrać pieniądze i nie wykonać umowy”

zawiera ocenę zamiaru.

Aby ją analizować, trzeba rozbić historię na elementy możliwe do sprawdzenia:

· jakie doświadczenie deklarował przed podpisaniem umowy;

· czy posiadał zespół i zaplecze;

· kto prowadził negocjacje;

· co dokładnie obiecano;

· jakie zasoby przedstawiono klientowi;

· kiedy pobrano zaliczkę;

· jakie działania wykonano po jej otrzymaniu;

· kiedy pojawiły się problemy;

· czy podobny schemat wystąpił wobec innych podmiotów;

· co wydarzyło się z przedsiębiorstwem później.

Dopiero zestawienie tych faktów może wspierać albo osłabiać określoną interpretację.

Detektyw nie powinien otrzymywać zadania ustalenia „zamiaru oszustwa”.

Może sprawdzić zachowania, kolejność zdarzeń, strukturę działalności, deklarowane zasoby i powtarzalność określonego schematu.

Ocena prawna należy do kancelarii.

Należy stworzyć mapę faktów

Dobrze przygotowana mapa sprawy dzieli informacje na kilka kategorii.

Pierwszą stanowią fakty potwierdzone wiarygodnym materiałem.

Drugą — twierdzenia wynikające z relacji klienta, które nie posiadają jeszcze niezależnego potwierdzenia.

Trzecią — informacje pochodzące od osób trzecich.

Czwartą — elementy sprzeczne.

Piątą — niewiadome, bez których nie można odpowiedzialnie ocenić dalszej strategii.

Przykładowo:

Fakt potwierdzony: przelew zaliczki nastąpił 15 marca.

Relacja klienta: podczas rozmowy 10 marca kontrahent zapewnił, że posiada własny zespół.

Informacja osoby trzeciej: były pracownik twierdzi, że większość specjalistów odeszła wcześniej.

Sprzeczność: strona internetowa przedstawiała zespół jako aktualny jeszcze w kwietniu.

Niewiadoma: kto rzeczywiście wykonywał prace po zawarciu umowy

Takie rozdzielenie od razu pokazuje, czego należy szukać.

Dokumenty trzeba analizować jako zbiór, nie osobne pliki

Jedna wiadomość może wyglądać bardzo korzystnie dla klienta.

Cały wątek może zmienić jej znaczenie.

Zrzut ekranu pokazuje odpowiedź kontrahenta:

„Potwierdzam, wszystko zostanie wykonane do piątku.”

Nie pokazuje jednak wcześniejszego pytania, z którego wynika, że chodziło tylko o pierwszy etap projektu.

Dlatego należy zachować pełny kontekst.

Trzeba sprawdzić:

daty, autorów, adresatów, załączniki, wersje dokumentów, ciągłość rozmowy, wcześniejsze ustalenia i późniejsze reakcje.

Szczególnego znaczenia nabierają brakujące materiały.

Jeżeli klient posiada wiadomość odpowiadającą na pytanie, ale nie ma samego pytania, należy ustalić przyczynę. Jeżeli w umowie znajduje się odwołanie do załącznika, którego nikt nie posiada, jego brak musi zostać uwzględniony w analizie.

Dokumentacja powinna również zostać sprawdzona pod kątem źródła.

Czy plik jest oryginałem Czy został wyeksportowany Czy treść przepisano Czy zrzut został wykonany przez klienta Czy dokument posiada kilka wersji

Nie każdy brak dyskwalifikuje materiał.

Każdy powinien być jednak opisany.

Chronologia jest szkieletem stanu faktycznego

Dokumenty ułożone według rodzaju nie pokazują całej sprawy.

Umowy znajdują się w jednym folderze, płatności w drugim, korespondencja w trzecim, a materiały internetowe w czwartym.

Dopiero jedna oś czasu ujawnia zależności.

Chronologia powinna obejmować nie tylko moment podpisania umowy i powstania szkody.

W sprawie gospodarczej znaczenie mogą mieć:

· rozpoczęcie negocjacji;

· rejestracja domen;

· zmiany w zarządzie;

· odejście pracowników;

· powstanie nowej spółki;

· przeniesienie działalności;

· pierwsze ogłoszenia rekrutacyjne;

· płatności;

· zmiany zakresu prac;

· wezwania;

· usuwanie treści;

· transfery aktywów;

· wypowiedzenie umowy.

Trzeba dokładnie rozróżniać datę zdarzenia od daty ujawnienia informacji.

Spółka mogła podjąć uchwałę w jednym dniu, złożyć wniosek później, a wpis w rejestrze pojawił się jeszcze później. Jeżeli te momenty zostaną pomieszane, powstanie fałszywa kolejność wydarzeń.

Należy potwierdzić tożsamość każdej ważnej osoby

Popularne nazwisko może prowadzić do błędnego połączenia kilku ludzi.

Osoba występująca w korespondencji jako „dyrektor” może być zewnętrznym doradcą. Człowiek widoczny na stronie firmy może nie pracować w niej w czasie objętym sporem. Świadek wskazany przez klienta może posiadać wiedzę z innego okresu.

Weryfikacja powinna obejmować:

pełne dane, funkcję, okres związku z organizacją, sposób reprezentacji, miejsce pracy, historię zatrudnienia i relację ze zdarzeniem.

Nie wystarczy ustalić, że osoba była związana z firmą.

Trzeba sprawdzić, czy była związana z nią wtedy, gdy wydarzył się analizowany fakt.

To samo dotyczy podmiotów.

Firma może zmienić nazwę, formę, adres albo numer identyfikacyjny. Dwie podobne marki mogą należeć do różnych spółek. Działalność może być reklamowana przez jeden podmiot, fakturowana przez drugi i wykonywana przez trzeci.

Bez dokładnej identyfikacji łatwo skierować twierdzenia wobec niewłaściwej strony.

Należy odróżnić podmiot formalny od wykonawcy faktycznego

W dokumentach widnieje spółka A.

Spotkania prowadzą przedstawiciele spółki B. Pracę wykonują osoby zatrudnione przez spółkę C. Fakturę wystawia przedsiębiorca D.

Taka struktura nie musi oznaczać nieprawidłowości.

Może wynikać z normalnego podwykonawstwa, grupy kapitałowej albo uzgodnionego modelu realizacji.

Musi jednak zostać zrozumiana.

Kancelaria powinna wiedzieć:

kto zawarł umowę, kto składał oświadczenia, kto wykonywał świadczenie, kto przyjmował płatności i kto odpowiadał za decyzje.

Detektyw może pomóc odtworzyć rzeczywiste funkcjonowanie podmiotów poprzez analizę materiałów, ludzi, miejsc i publicznej aktywności.

Nie powinien automatycznie uznawać każdej wielopodmiotowej struktury za próbę ukrycia odpowiedzialności.

Warto sprawdzić deklarowane zasoby

Klient może twierdzić, że wybrał wykonawcę ze względu na jego doświadczenie, liczbę pracowników, magazyny, sprzęt albo certyfikaty.

Należy ustalić, które z tych deklaracji rzeczywiście padły i czy miały znaczenie dla decyzji.

Następnie można sprawdzić, czy odpowiadały sytuacji w analizowanym czasie.

Nie chodzi wyłącznie o obecny stan firmy.

Przedsiębiorstwo może dzisiaj nie posiadać pracowników, chociaż miało ich w chwili zawierania umowy. Może też obecnie prezentować rozbudowany zespół, mimo że wcześniej działało bez zaplecza.

Analiza historyczna ma tu kluczowe znaczenie.

Materiały ze strony, ogłoszenia, archiwalne publikacje, sprawozdania, adresy, realizacje i osoby związane z podmiotem mogą pomóc odtworzyć jego rzeczywistą zdolność działania.

Trzeba szukać także informacji niekorzystnych dla klienta

Weryfikacja, która ma jedynie potwierdzić z góry przyjętą historię, nie ogranicza ryzyka.

Tworzy jego pozór.

Kancelaria powinna wiedzieć, jakie okoliczności mogą zostać wykorzystane przez przeciwnika.

Czy klient zmieniał zakres prac Czy opóźniał przekazanie materiałów Czy zaakceptował część wykonania Czy w korespondencji potwierdził inną wersję ustaleń Czy sam korzystał z podwykonawcy Czy wiedział o problemach wcześniej, ale kontynuował współpracę

Takie informacje nie muszą przekreślać roszczenia.

Mogą jednak wpływać na jego zakres, sposób argumentacji, ocenę przyczynienia, wiarygodność zeznań albo decyzję o negocjacjach.

Najbardziej wartościowy raport może powiedzieć kancelarii:

„Ta część wersji klienta znajduje potwierdzenie, ta jest słaba, a ten dokument prawdopodobnie zostanie wykorzystany przeciwko niemu.”

Dla każdego zdarzenia należy zbudować hipotezy alternatywne

Jeżeli firma zniknęła z dotychczasowego adresu, klient może uznać, że celowo się ukrywa.

Inne możliwe wyjaśnienia to zakończenie najmu, przeprowadzka, likwidacja oddziału albo nieaktualny adres wpisany do umowy.

Jeżeli dłużnik przestał płacić, możliwe są:

celowe działanie, utrata płynności, konflikt dotyczący jakości, blokada rachunku, niewypłacalność kluczowego klienta albo przeniesienie działalności.

Jeżeli pracownik odszedł do konkurenta i skontaktował się z dawnymi klientami, może to oznaczać naruszenie zobowiązania. Może również korzystać z relacji zbudowanych wcześniej poza firmą albo odpowiadać na inicjatywę klientów.

Alternatywna hipoteza nie jest obroną przeciwnika.

Jest testem jakości własnej wersji.

Dla każdej możliwości trzeba wskazać, jakie fakty ją wspierają, jakie jej przeczą i czego jeszcze nie wiadomo.

Źródła trzeba oceniać według jakości

Nie każda informacja ma taką samą wartość.

Aktualny dokument urzędowy ma inną wagę niż anonimowy wpis. Bezpośrednia relacja uczestnika zdarzenia różni się od informacji powtarzanej przez kilka osób. Materiał istniejący w analizowanym czasie jest silniejszy niż opis napisany wiele lat później.

W raporcie warto wskazywać:

źródło, datę, bezpośredniość, aktualność, możliwość weryfikacji i zgodność z innymi materiałami.

Przykładowo świadek może być bardzo pewny swojej relacji, ale nie uczestniczył osobiście w spotkaniu.

Z kolei lakoniczna wiadomość wysłana w dniu zdarzenia może mieć większą wartość chronologiczną niż szczegółowe wspomnienie po kilku latach.

Nie chodzi o formalne zastępowanie oceny dowodów dokonywanej przez sąd.

Chodzi o to, aby kancelaria wiedziała, na czym naprawdę opiera swoje twierdzenia.

Brak potwierdzenia także jest wynikiem

Detektyw może sprawdzić deklarowaną siedzibę firmy i nie potwierdzić prowadzenia tam działalności.

Może przeanalizować możliwe powiązanie dwóch osób i nie odnaleźć żadnego materiału, który je potwierdza.

Może poszukiwać świadka i ustalić, że wskazane dane dotyczą innego człowieka.

Taki wynik nie powinien być ukrywany ani przedstawiany jako porażka.

Jeżeli kluczowa teza klienta nie znajduje potwierdzenia po sprawdzeniu kilku właściwie dobranych źródeł, kancelaria powinna o tym wiedzieć.

Nie oznacza to automatycznie, że teza jest fałszywa.

Oznacza, że na obecnym materiale nie można odpowiedzialnie traktować jej jako ustalonego faktu.

Materiał internetowy należy zabezpieczyć przed ujawnieniem sporu

Przed wysłaniem wezwania warto ustalić, jakie treści mogą zniknąć.

Mogą to być:

strona przedstawiająca zespół, oferta, informacja o partnerstwie, opis realizacji, ogłoszenie, komunikat, fotografia, wpis dotyczący funkcji określonej osoby albo materiał wskazujący datę rozpoczęcia działalności.

Każdy materiał powinien zostać zabezpieczony w pełnym kontekście.

Kancelaria musi wiedzieć, co ma on potwierdzać.

Samo posiadanie setek zrzutów ekranu bez wyjaśnienia ich znaczenia nie tworzy użytecznej dokumentacji.

Weryfikacja powinna być przeprowadzona przed wyborem ostatecznej narracji

Częstym błędem jest napisanie projektu pozwu, a dopiero później poszukiwanie materiału potwierdzającego przyjętą historię.

Bezpieczniejsza kolejność wygląda inaczej.

Najpierw powstaje mapa możliwych faktów i pytań.

Następnie gromadzi się materiał.

Dopiero później kancelaria buduje ostateczną narrację zgodną z tym, co można odpowiedzialnie wykazać.

Nie oznacza to rezygnacji z hipotezy prawnej na początku.

Oznacza gotowość do jej zmiany, gdy fakty prowadzą w inną stronę.

Modelowy przypadek

Klient zlecił wykonanie specjalistycznego systemu spółce przedstawiającej się jako doświadczony wykonawca.

Projekt nie został zakończony. Klient uznał, że firma od początku nie posiadała kompetencji i działała wyłącznie w celu pobrania zaliczki.

Analiza wykazała, że spółka rzeczywiście wcześniej realizowała podobne projekty i posiadała odpowiedni zespół.

Pierwotna teza o całkowicie fikcyjnym wykonawcy nie znalazła potwierdzenia.

Chronologia ujawniła jednak inny problem.

Krótko przed rozpoczęciem prac odeszły trzy kluczowe osoby, a część projektu przekazano nowemu podwykonawcy bez doświadczenia w wymaganej technologii. Materiały sprzedażowe nadal prezentowały dawny zespół jako aktualny.

Jednocześnie korespondencja klienta pokazywała kilkukrotną zmianę zakresu projektu.

Raport nie potwierdził prostej historii o firmie stworzonej wyłącznie w celu wyłudzenia zaliczki.

Dostarczył natomiast dokładnej chronologii zmian zespołu, sposobu realizacji, komunikacji z klientem i rozbieżności pomiędzy deklarowanym a faktycznym zapleczem.

Kancelaria zrezygnowała z części pierwotnej argumentacji i skoncentrowała sprawę na faktach, które można było udokumentować.

Jak powinien wyglądać raport z weryfikacji

Raport powinien odpowiadać strukturze problemu.

Może zawierać:

· cel analizy;

· pytania postawione przez kancelarię;

· materiały otrzymane od klienta;

· chronologię;

· mapę osób i podmiotów;

· fakty potwierdzone;

· twierdzenia niepotwierdzone;

· sprzeczności;

· hipotezy alternatywne;

· źródła;

· materiały zabezpieczone;

· potencjalnych świadków;

· brakujące informacje;

· ograniczenia;

· rekomendacje dalszych etapów.

Nie powinien ukrywać informacji niekorzystnych dla zleceniodawcy.

Celem dokumentu nie jest uspokojenie klienta.

Jest nim umożliwienie kancelarii podjęcia decyzji opartej na możliwie pełnym obrazie.

Komentarz Dawida Kuciela

Najbardziej niebezpieczna jest sprawa, która na początku wygląda zbyt prosto.

Klient posiada logiczną historię, kilka mocnych wiadomości i pewność, że wie, co się wydarzyło.

Ja rozbijam tę historię na osobne twierdzenia.

Sprawdzam, które z nich są faktami, które opierają się na pamięci, a które powstały dopiero po konflikcie.

Nie pracuję po to, aby za wszelką cenę potwierdzić pierwszą wersję.

Czasami raport wzmacnia stanowisko klienta. Czasami ujawnia poważną lukę. Czasami prowadzi do zupełnie innego problemu niż ten, z którym kancelaria rozpoczęła analizę.

Lepiej odkryć to przed procesem.

Najgorszym miejscem na pierwsze poznanie niewygodnego faktu jest sala sądowa.

Podsumowanie

Weryfikacja stanu faktycznego przed wszczęciem postępowania polega na rozdzieleniu relacji klienta na konkretne twierdzenia, zbudowaniu chronologii, sprawdzeniu dokumentów, osób, podmiotów i alternatywnych wersji wydarzeń.

Materiał klienta jest początkiem analizy, a nie automatycznie pełnym obrazem sprawy.

Należy identyfikować informacje potwierdzone, niepotwierdzone, sprzeczne i brakujące. Trzeba również szukać okoliczności niekorzystnych dla własnej strony, ponieważ to one mogą później zdecydować o ryzyku procesowym.

Celem nie jest stworzenie najbardziej przekonującej opowieści.

Celem jest zbudowanie strategii zgodnej z faktami, które można odpowiedzialnie wykazać.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Bezpieczeństwo biznesu
• Jak zweryfikować, czy kontrahent posiada wymagane licencje, certyfikaty i zezwolenia
• Weryfikacja pracowników przed zatrudnieniem