Jak zweryfikować, czy kontrahent posiada wymagane licencje, certyfikaty i zezwolenia?

Kopia certyfikatu przesłana w wiadomości nie potwierdza jeszcze, że kontrahent posiada uprawnienie potrzebne do wykonania umowy.

Dokument może być:

· nieważny;

· wystawiony na inną spółkę;

· ograniczony do innego oddziału;

· wydany dla innego zakresu;

· zawieszony;

· cofnięty;

· oparty na nieakredytowanej ocenie;

· dotyczący tylko wybranej usługi;

· wystawiony podwykonawcy, a nie stronie umowy.

Największym błędem jest traktowanie wszystkich dokumentów jednakowo.

Licencja, koncesja, zezwolenie, certyfikat, akredytacja i uprawnienie pracownika nie oznaczają tego samego.

Przed podpisaniem umowy trzeba ustalić:

1. jakie uprawnienie jest naprawdę wymagane;

2. kto musi je posiadać;

3. jaki zakres powinno obejmować;

4. czy dokument jest nadal ważny;

5. czy można potwierdzić go bezpośrednio u właściwego źródła.

Najpierw rozpoznaj rodzaj dokumentu

Koncesja

Jest szczególną formą dopuszczenia do prowadzenia określonego rodzaju działalności.

Nie należy zakładać, że każda firma działająca w danej branży potrzebuje koncesji. Obowiązek zależy od rodzaju wykonywanych czynności i aktualnych przepisów.

Zezwolenie albo licencja

Może dotyczyć między innymi:

· rodzaju działalności;

· określonego transportu;

· obrotu konkretnym produktem;

· świadczenia usługi;

· określonego obszaru;

· pojedynczej lokalizacji.

Dokument wydany dla jednego zakresu nie musi obejmować wszystkich usług kontrahenta.

Wpis do rejestru działalności regulowanej

W niektórych obszarach przedsiębiorca musi spełnić określone warunki oraz uzyskać wpis do właściwego rejestru.

Biznes.gov.pl publikuje informacje o rodzajach działalności, które wymagają koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Portal może służyć do ustalenia, jaki organ i jaka procedura dotyczą konkretnej działalności.

Certyfikat

Certyfikat może potwierdzać:

· system zarządzania;

· zgodność produktu;

· kompetencje osoby;

· proces;

· określoną usługę.

Nie każdy certyfikat jest obowiązkowy prawnie.

Część ma charakter dobrowolny, branżowy albo kontraktowy.

Akredytacja

Akredytacja dotyczy kompetencji podmiotu przeprowadzającego określony rodzaj oceny zgodności.

Nie należy utożsamiać jej z certyfikatem posiadanym przez kontrahenta.

PCA prowadzi wykazy aktywnych akredytacji jednostek certyfikujących wyroby, procesy, usługi, systemy zarządzania i osoby. W wykazach można sprawdzać również zakres konkretnej akredytacji, co ma podstawowe znaczenie przy ocenie certyfikatu.

Uprawnienie konkretnej osoby

Niektóre czynności może wykonywać wyłącznie osoba posiadająca właściwe kwalifikacje.

Firma może posiadać odpowiedni przedmiot działalności, ale nie zatrudniać osoby uprawnionej do wykonania konkretnej pracy.

UDT udostępnia informacje i narzędzia dotyczące sprawdzania kwalifikacji osób oraz zakładów uprawnionych w obszarach objętych dozorem technicznym.

Dokument musi przejść test ośmiu zgodności

1. Zgodność podmiotu

Należy porównać:

· pełną nazwę;

· NIP;

· KRS;

· adres;

· formę prawną;

· poprzednią nazwę;

· ewentualnego następcę prawnego.

Certyfikat wystawiony na spółkę Alfa sp. z o.o. nie potwierdza automatycznie uprawnień Alfa Serwis sp. z o.o., nawet jeżeli obie spółki:

· należą do tej samej osoby;

· używają wspólnej marki;

· działają pod jednym adresem;

· posiadają ten sam zarząd.

2. Zgodność zakresu

Dokument powinien obejmować dokładnie tę działalność, która ma zostać wykonana.

Przykład:

Certyfikat systemu zarządzania obejmuje:

sprzedaż i dystrybucję urządzeń.

Kontrahent ma jednak wykonać:

projektowanie, produkcję, instalację i serwis.

Nie można automatycznie uznać, że certyfikat obejmuje cały kontrakt.

3. Zgodność lokalizacji

Certyfikat może dotyczyć:

· centrali;

· jednego zakładu;

· kilku wskazanych oddziałów;

· całej organizacji.

Jeżeli produkcja ma odbywać się w innym miejscu niż wymienione w dokumencie, należy sprawdzić, czy również znajduje się ono w zakresie.

4. Zgodność daty

Trzeba sprawdzić:

· datę wystawienia;

· datę obowiązywania;

· termin kolejnego nadzoru;

· ewentualny okres zawieszenia;

· datę cofnięcia;

· ważność w całym czasie planowanej umowy.

Dokument ważny w dniu składania oferty może wygasnąć przed zakończeniem projektu.

5. Zgodność wydawcy

Należy ustalić:

· kto wystawił dokument;

· czy jednostka istnieje;

· czy posiadała właściwy zakres;

· czy działała w dacie wydania;

· czy dokument znajduje się w jej systemie;

· czy nie użyto nazwy podobnej do renomowanej instytucji.

Samo profesjonalne logo nie potwierdza uprawnień wystawcy.

6. Zgodność osoby

Jeżeli praca wymaga kwalifikacji konkretnego specjalisty, trzeba zweryfikować:

· imię i nazwisko;

· zakres uprawnienia;

· termin ważności;

· pracodawcę albo formę współpracy;

· dostępność dla projektu.

Certyfikat człowieka, który odszedł z firmy, nie tworzy zdolności wykonawczej obecnego kontrahenta.

7. Zgodność terytorialna

Licencja może obowiązywać:

· wyłącznie w Polsce;

· w określonym województwie;

· w konkretnym państwie;

· w jednej lokalizacji;

· w ramach wskazanej jurysdykcji.

Uprawnienie zagraniczne nie zawsze działa automatycznie na terytorium Polski.

8. Zgodność z modelem wykonania

Należy sprawdzić, kto rzeczywiście wykona usługę.

Kontrahent może pokazać dokumenty:

· producenta;

· spółki z grupy;

· podwykonawcy;

· dawnego pracownika;

· właściciela.

Jeżeli umowę podpisuje inny podmiot, trzeba ustalić podstawę, na której korzysta z cudzych kompetencji.

Jak potwierdzić autentyczność dokumentu

Nie opieraj się wyłącznie na kopii

Należy sprawdzić dokument u źródła poprzez:

· oficjalny rejestr;

· wyszukiwarkę wydawcy;

· kontakt ustalony niezależnie;

· numer certyfikatu;

· kod weryfikacyjny;

· potwierdzenie organu.

Nie należy korzystać wyłącznie z numeru telefonu albo adresu e-mail widniejącego na kopii przekazanej przez kontrahenta.

Kontakt powinien pochodzić z oficjalnej strony instytucji.

Sprawdź pełny zakres

Informacja:

certyfikat jest ważny,

może nie wystarczyć.

Trzeba sprawdzić:

· zakres;

· normę;

· lokalizacje;

· produkty;

· wyłączenia;

· daty;

· status.

PCA publikuje aktywne akredytacje wraz z zakresami, a w wykazach może być widoczna również informacja o częściowym zawieszeniu zakresu.

Sprawdź historię zmian

Dokument mógł:

· zostać odnowiony;

· zmienić numer;

· przejść na inną spółkę;

· zostać ograniczony;

· wygasnąć;

· zostać cofnięty.

Aktualna kopia powinna odpowiadać aktualnemu stanowi.

Certyfikat ISO nie potwierdza jakości każdej realizacji

Certyfikat systemu zarządzania może potwierdzać, że organizacja wdrożyła i utrzymuje system objęty określonym zakresem.

Nie oznacza automatycznie, że:

· każdy produkt jest pozbawiony wad;

· firma zawsze dotrzymuje terminu;

· posiada wystarczającą płynność;

· konkretna usługa została dobrze wykonana;

· każdy oddział jest objęty certyfikacją.

Dlatego certyfikat należy zestawić z:

· referencjami;

· reklamacjami;

· wynikami audytów;

· zapleczem;

· personelem;

· dokumentacją konkretnego projektu.

Znak CE nie jest uniwersalnym certyfikatem jakości

Oznakowanie CE wskazuje, że producent deklaruje zgodność produktu z właściwymi wymaganiami unijnymi. To producent odpowiada za przeprowadzenie oceny zgodności, przygotowanie dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności. W zależności od przepisów dotyczących danego produktu ocena może być przeprowadzana samodzielnie przez producenta albo wymagać udziału jednostki notyfikowanej.

Komisja Europejska wskazuje również, że oznaczenie CE nie oznacza, że produkt został zatwierdzony jako bezpieczny przez Unię Europejską albo inny organ publiczny.

Przy produkcie oznaczonym CE należy sprawdzić:

· producenta;

· właściwe przepisy;

· deklarację zgodności;

· model produktu;

· dokumentację;

· jednostkę notyfikowaną, jeżeli była wymagana;

· spójność numerów.

NANDO zawiera wykazy jednostek notyfikowanych wraz z przepisami i zakresem, dla którego dana jednostka została wyznaczona.

Numer jednostki widniejący na dokumencie nie wystarcza.

Trzeba sprawdzić, czy jednostka była notyfikowana właśnie dla:

· danego produktu;

· właściwej procedury;

· konkretnego aktu prawnego;

· daty przeprowadzenia oceny.

Najczęstsze nieprawidłowości

Certyfikat należący do producenta

Dystrybutor przedstawia certyfikat producenta jako własny.

Może sprzedawać certyfikowany produkt, ale nie oznacza to, że sam posiada certyfikowany:

· system;

· serwis;

· montaż;

· proces.

Dokument spółki z grupy

Firma wykorzystuje dokument należący do podmiotu powiązanego.

Wspólny właściciel nie powoduje automatycznego rozszerzenia uprawnienia.

Wygasły dokument

Certyfikat wygląda profesjonalnie, ale jego ważność zakończyła się kilka miesięcy wcześniej.

Zakres nieobejmujący usługi

Firma posiada certyfikat dotyczący sprzedaży, ale oferuje produkcję.

Jednostka bez właściwego zakresu

Instytucja wystawiła dokument, lecz nie posiadała akredytacji dla określonego rodzaju oceny.

Nie każdy dobrowolny certyfikat musi pochodzić od akredytowanej jednostki. Jeżeli jednak kontrahent przedstawia akredytację jako element wiarygodności, zakres należy potwierdzić.

Uprawnienie jednego pracownika

Firma posiada jedną osobę z wymaganymi kwalifikacjami, ale specjalista:

· pracuje przy innym projekcie;

· jest podwykonawcą bez gwarancji dostępności;

· odchodzi;

· nie może nadzorować wszystkich lokalizacji.

Dokument podwykonawcy przedstawiany jako własny

Podwykonawca może legalnie wykonywać pracę, jeżeli model jest zgodny z umową i przepisami.

Klient powinien jednak wiedzieć, kto rzeczywiście posiada uprawnienie.

Test kompletności przed podpisaniem umowy

Dla każdego wymaganego dokumentu należy przygotować kartę:

Jeżeli któregokolwiek pola nie można potwierdzić, nie oznacza to automatycznie braku uprawnienia.

Oznacza, że przed podpisaniem umowy pozostaje niewyjaśnione ryzyko.

Modelowy przypadek

Firma przedstawiła ofertę na wykonanie specjalistycznych prac technicznych w kilku zakładach.

Do oferty załączyła:

· certyfikat ISO;

· dokument UDT;

· dwa certyfikaty pracowników;

· certyfikat zgodności produktu.

Certyfikat systemu

Był ważny, lecz obejmował jedynie:

· sprzedaż;

· doradztwo;

· centralę spółki.

Nie obejmował prac technicznych ani oddziału, który miał realizować zlecenie.

Dokument UDT

Uprawnienie należało do spółki powiązanej, a nie do oferenta.

Nie przedstawiono umowy gwarantującej udział tej spółki w projekcie.

Pracownicy

Jeden specjalista nadal współpracował z firmą.

Drugi zakończył zatrudnienie kilka miesięcy wcześniej.

Produkt

Certyfikat zgodności dotyczył wcześniejszego modelu urządzenia. Oferowany produkt posiadał inny numer i zmienione parametry.

Uczciwy wniosek

Kontrahent przedstawił autentyczne dokumenty, lecz ich zakres nie potwierdzał pełnej zdolności do samodzielnego wykonania planowanej umowy. Certyfikat systemu obejmował ograniczony zakres działalności, uprawnienie techniczne należało do podmiotu powiązanego, a jeden z certyfikowanych specjalistów nie współpracował już z firmą. Dokument dotyczący produktu odnosił się do innego modelu. Realizacja mogła być możliwa po formalnym zabezpieczeniu podwykonawcy, wskazaniu aktualnego personelu i przedstawieniu dokumentacji właściwego produktu.

Nie stwierdzono, że dokumenty zostały sfałszowane.

Stwierdzono, że nie potwierdzały tego, co kontrahent próbował przy ich pomocy wykazać.

Przykład ma charakter modelowy.

Co powinno znaleźć się w umowie

Warto określić:

· pełną listę wymaganych uprawnień;

· obowiązek utrzymywania ich przez cały projekt;

· obowiązek informowania o zawieszeniu lub cofnięciu;

· zasady korzystania z podwykonawców;

· konieczność zastąpienia osoby, która utraciła kwalifikacje;

· prawo do weryfikacji dokumentów;

· konsekwencje utraty uprawnienia;

· zakaz przedstawiania dokumentów innych podmiotów jako własnych;

· obowiązek aktualizacji certyfikatów.

Nie wystarczy wpisać:

Wykonawca posiada wszelkie wymagane prawem uprawnienia.

Przy krytycznym projekcie dokumenty powinny być wskazane konkretnie.

Komentarz Dawida Kuciela

Dokument może być prawdziwy, a mimo to całkowicie nieprzydatny dla naszej umowy.

Może należeć do innej spółki, dotyczyć innego zakładu, wcześniejszego modelu produktu albo osoby, która już nie pracuje u wykonawcy. Dlatego nie sprawdzam tylko pieczęci i daty.

Sprawdzam podmiot, wydawcę, zakres, lokalizację, status i człowieka, który rzeczywiście wykona pracę. Dopiero zgodność wszystkich tych elementów pokazuje, czy kontrahent ma wymagane uprawnienia, czy jedynie posiada dobrze wyglądające kopie dokumentów.

Podsumowanie

Weryfikacja licencji, certyfikatów i zezwoleń wymaga sprawdzenia:

· rodzaju wymaganego dokumentu;

· właściwego posiadacza;

· organu albo jednostki wydającej;

· numeru;

· zakresu;

· lokalizacji;

· daty;

· statusu;

· kwalifikacji personelu;

· roli podwykonawców;

· zgodności z konkretnym produktem albo usługą.

Autentyczny dokument nie zawsze potwierdza zdolność wykonania umowy.

Wartość ma dopiero dokument aktualny, wydany przez właściwy podmiot, obejmujący właściwą firmę, właściwy zakres i dokładnie tę pracę, która ma zostać powierzona kontrahentowi.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Bezpieczeństwo biznesu
• Kiedy kancelaria prawna powinna zaangażować prywatnego detektywa
• Jak ustalić, czy kontrahent posiada zaplecze potrzebne do wykonania umowy