Kiedy kancelaria prawna powinna zaangażować prywatnego detektywa?

Kancelaria otrzymuje od klienta umowę, korespondencję i spójnie brzmiącą historię.

Według klienta były wspólnik przygotował konkurencyjną działalność jeszcze przed zakończeniem współpracy. Przejął część pracowników, zaczął kontaktować się z kluczowymi odbiorcami i wykorzystał informacje pozyskane w spółce.

Dokumenty pokazują konflikt.

Nie odpowiadają jednak na najważniejsze pytania.

Kiedy rzeczywiście rozpoczęły się przygotowania Kto podejmował decyzje w nowym podmiocie Czy działalność prowadzona formalnie przez inną osobę była faktycznie organizowana przez byłego wspólnika Którzy pracownicy i klienci mogą posiadać wiedzę o zdarzeniach Czy materiały widoczne obecnie w internecie istniały jeszcze przed zakończeniem współpracy

Kancelaria może bardzo dobrze znać prawo i jednocześnie nie posiadać wystarczająco zweryfikowanego obrazu faktów.

Właśnie wtedy współpraca z prywatnym detektywem ma największą wartość.

Nie chodzi o poszukiwanie „czegoś na przeciwnika”. Nie chodzi również o prowadzenie równoległego postępowania bez jasno określonego celu.

Detektyw powinien zostać zaangażowany wtedy, gdy strategia prawna zależy od odpowiedzi na konkretne pytania dotyczące osób, zdarzeń, miejsc, majątku, powiązań albo źródeł informacji.

Problem prawny i problem faktyczny to nie zawsze to samo

Klient przychodzi do kancelarii z problemem przedstawionym językiem ocen:

„Wspólnik mnie oszukał.”

„Dłużnik ukrywa majątek.”

„Pracownik wyprowadził klientów.”

„Druga strona kłamie.”

„Świadek celowo się ukrywa.”

Takie stwierdzenia mogą być zrozumiałym opisem sytuacji z perspektywy klienta. Nie stanowią jednak jeszcze faktów, które można sprawdzić, udokumentować i wykorzystać przy budowaniu strategii.

Pierwszym zadaniem kancelarii jest rozłożenie ogólnej oceny na pytania faktyczne.

Zamiast pytać, czy wspólnik działał nieuczciwie, można ustalić:

· kiedy rozpoczął aktywność w nowym podmiocie;

· czy kontaktował się z klientami spółki;

· czy uczestniczył w rekrutowaniu jej pracowników;

· czy przed formalnym odejściem przygotowywał stronę, domenę, ofertę lub zaplecze nowej firmy;

· kto faktycznie reprezentował podmiot wpisany formalnie na inną osobę;

· jakie źródła mogą potwierdzić chronologię.

Dopiero tak sformułowane pytania można przekazać detektywowi.

Ustawa o usługach detektywistycznych obejmuje uzyskiwanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji o osobach, przedmiotach oraz zdarzeniach, realizowane na podstawie umowy i w zakresie niezastrzeżonym dla organów państwowych. To właśnie przestrzeń pomiędzy analizą prawną a niezależnym ustaleniem faktów stanowi naturalny obszar współpracy kancelarii z detektywem.

Największą wartość daje zaangażowanie przed pierwszym ruchem wobec przeciwnika

W wielu sprawach moment wysłania wezwania, wypowiedzenia umowy, złożenia zawiadomienia albo wniesienia pozwu całkowicie zmienia zachowanie drugiej strony.

Strona dowiaduje się, które zdarzenia interesują kancelarię.

Publiczne profile są usuwane. Informacje o zespole znikają ze strony. Nazwy funkcji zostają zmienione. Oferty są modyfikowane. Samochody i sprzęt zaczynają być wykorzystywane przez inne osoby. Aktywność przenosi się do kolejnego podmiotu. Świadkowie zaczynają ostrożniej odpowiadać albo konsultują wspólną wersję wydarzeń.

Nie oznacza to, że po rozpoczęciu sporu nie można już niczego ustalić.

Oznacza jednak, że część źródeł może stać się trudniejsza do odnalezienia, a ich późniejsza rekonstrukcja bardziej kosztowna.

Dlatego w sprawach, w których można przewidywać zmianę zachowania przeciwnika, warto wykonać analizę jeszcze przed ujawnieniem planowanej strategii.

Może ona obejmować zabezpieczenie publicznych treści, sprawdzenie aktualnych adresów, odtworzenie struktury podmiotów, identyfikację osób związanych ze zdarzeniem oraz przygotowanie chronologii.

Nie każda sprawa wymaga szerokich działań.

Czasami wystarczy jeden ograniczony etap przeprowadzony przed wysłaniem pisma: potwierdzenie, czy osoba rzeczywiście mieszka pod wskazanym adresem, zabezpieczenie istniejącej oferty internetowej albo ustalenie, kto występuje jako przedstawiciel przedsiębiorstwa.

Detektyw przed wszczęciem postępowania

Na etapie przedsądowym najważniejsze jest ograniczenie ryzyka.

Kancelaria musi ocenić nie tylko, czy klient posiada potencjalne roszczenie, ale również czy jego najważniejsze twierdzenia da się potwierdzić oraz czy przeciwnik jest podmiotem, wobec którego prowadzenie sprawy ma praktyczny sens.

Praca detektywa może służyć między innymi:

· niezależnej weryfikacji relacji klienta;

· sprawdzeniu osób i podmiotów występujących w dokumentach;

· odtworzeniu kolejności wydarzeń;

· ustaleniu potencjalnych świadków;

· potwierdzeniu faktycznego miejsca prowadzenia działalności;

· analizie powiązań osobowych i gospodarczych;

· ustaleniu, czy aktywność została przeniesiona do nowej spółki;

· zabezpieczeniu publicznych materiałów przed ich zmianą;

· ocenie, czy istnieje realny kierunek dalszych działań.

Taki etap może potwierdzić wersję klienta.

Może również ujawnić, że część jego przekonań nie znajduje oparcia w dostępnych informacjach.

To nie jest porażka.

Znacznie bezpieczniej odkryć słaby element historii przed wniesieniem pozwu niż podczas przesłuchania klienta albo po przedstawieniu przez przeciwnika dokumentu, którego kancelaria wcześniej nie znała.

Detektyw w trakcie postępowania

Potrzeba zaangażowania detektywa może pojawić się również wtedy, gdy sprawa już trwa.

Druga strona przedstawia nowego świadka. Zmienia wersję zdarzeń. Twierdzi, że określona osoba nie była związana z podmiotem w analizowanym okresie. Powołuje się na brak majątku albo zamknięcie działalności. W aktach pojawia się adres, który okazuje się nieaktualny.

W toku sprawy detektyw może pomóc odpowiedzieć na pytania powstałe dopiero po analizie stanowiska przeciwnika.

Przykładowo:

Czy wskazany świadek rzeczywiście pracował w przedsiębiorstwie w czasie, którego dotyczą jego twierdzenia

Czy osoba przedstawiana jako niezależny kontrahent pozostawała wcześniej w bliskiej relacji biznesowej z jedną ze stron

Czy podmiot, który miał wykonać usługę, posiadał wówczas pracowników, lokal, sprzęt i odpowiednie zaplecze

Czy deklarowane zaprzestanie działalności odpowiada rzeczywistemu zachowaniu przedsiębiorcy

Czy majątek, z którego dłużnik stale korzysta, został przeniesiony przed powstaniem sporu czy dopiero po otrzymaniu pierwszych wezwań

Ważne jest, aby detektyw nie otrzymał ogólnego polecenia sprawdzenia całego życia przeciwnika.

Zakres powinien wynikać z konkretnego problemu procesowego.

Detektyw przed egzekucją i podczas jej planowania

Wygranie postępowania nie zawsze oznacza odzyskanie należności.

Przed rozpoczęciem kosztownego sporu kancelaria może chcieć ocenić, czy przeciwnik prowadzi rzeczywistą działalność, posiada aktywa albo funkcjonuje poprzez inne podmioty.

Nie chodzi o zastępowanie komornika.

Chodzi o zebranie obrazu sytuacji, który pozwoli klientowi podjąć świadomą decyzję biznesową i prawną.

Osoba może formalnie nie posiadać samochodu, ale regularnie korzystać z pojazdu należącego do powiązanej spółki. Może nie figurować jako właściciel przedsiębiorstwa, ale spotykać się z klientami, wydawać polecenia i zarządzać działalnością. Może wykazywać niewielkie dochody, pozostając jednocześnie związana z siecią podmiotów, przez które przepływają zasoby.

Takie ustalenia nie przesądzają własności ani odpowiedzialności.

Mogą jednak wskazać kancelarii, które relacje, transfery i podmioty wymagają dalszej oceny prawnej.

Gdy dokumenty nie pokazują rzeczywistego sposobu działania spółki

Rejestry przedstawiają formalny obraz przedsiębiorstwa.

Wskazują członków zarządu, wspólników, siedzibę i przedmiot działalności. Nie zawsze pokazują, kto faktycznie podejmuje decyzje, negocjuje kontrakty, korzysta z zasobów i wydaje polecenia.

Osoba może formalnie nie pełnić żadnej funkcji, a jednocześnie:

regularnie prowadzić spotkania, reprezentować firmę wobec klientów, decydować o zatrudnieniu, korzystać z firmowej poczty, nadzorować płatności i przedstawiać się jako właściciel.

Detektyw może dokumentować obserwowalne zachowania oraz zestawiać je z materiałami publicznymi, historią domen, ogłoszeniami, materiałami rekrutacyjnymi i relacjami osób posiadających wiedzę.

Raport nie powinien stwierdzać, że osoba jest „ukrytym właścicielem”, jeżeli nie istnieje podstawa do takiego kategorycznego wniosku.

Powinien opisać, co rzeczywiście robiła, kiedy i w jakim środowisku.

Dopiero kancelaria ocenia znaczenie tych faktów.

Gdy klient posiada tylko fragment dokumentacji

Niektóre sprawy rozpoczynają się od niepełnych materiałów.

Klient ma kilka wiadomości, ale nie posiada całego wątku. Dysponuje kopią umowy, lecz nie zna wszystkich załączników. Pamięta spotkanie, ale nie potrafi wskazać jego uczestników. Wie, że działalność przeniesiono, ale nie zna nowego podmiotu.

Detektyw może pomóc zidentyfikować brakujące obszary.

Nie zawsze będzie w stanie uzyskać sam dokument.

Może jednak ustalić, kto mógł go posiadać, kto uczestniczył w procesie, gdzie funkcjonował podmiot, jakie osoby odpowiadały za określony etap i czy istnieją publiczne materiały potwierdzające część historii.

Czasami przełomem nie jest zdobycie jednego decydującego dokumentu.

Jest nim ustalenie, że w spotkaniu uczestniczyła jeszcze jedna osoba, że projekt realizował podwykonawca albo że określony materiał był publicznie dostępny w konkretnej dacie.

Gdy materiał może szybko zniknąć

Szczególnego znaczenia nabierają treści internetowe.

Strony firmowe, profile, ogłoszenia, oferty, komunikaty i materiały prezentujące zespół mogą zostać zmienione w kilka minut.

Zwykły zrzut ekranu nie zawsze pokazuje pełny kontekst.

Może nie zawierać adresu strony, daty, informacji o przewijaniu, powiązanych podstron ani elementów wskazujących, kto opublikował treść.

Dlatego zabezpieczenie materiału powinno zostać zaplanowane.

Kancelaria powinna wcześniej określić, jaki fakt ma potwierdzać dana treść.

Czy chodzi o datę rozpoczęcia działalności Deklarowane doświadczenie Skład zespołu Korzystanie z określonego znaku Powiązanie konkretnej osoby z firmą Oferowanie usług konkurencyjnych

Dopiero wtedy można dobrać sposób utrwalenia odpowiadający przyszłemu zastosowaniu.

Gdy trzeba odnaleźć osobę

Postępowanie może zostać utrudnione przez brak aktualnego kontaktu ze stroną, świadkiem, byłym pracownikiem albo dłużnikiem.

Dawny adres nie jest wystarczający. Numer telefonu nie działa. Osoba zmieniła nazwisko, miejsce pracy albo kraj pobytu.

W takiej sytuacji detektyw może odtworzyć drogę osoby od ostatnich potwierdzonych danych do jej aktualnego środowiska.

Nie zawsze rezultatem musi być prywatny adres.

W przypadku świadka wystarczające może być potwierdzenie aktualnego miejsca pracy i uzyskanie zgody na przekazanie danych kancelarii. W przypadku strony potrzebny może być adres faktycznego pobytu albo informacja umożliwiająca zastosowanie właściwej procedury.

Zakres należy ustalić z pełnomocnikiem przed rozpoczęciem działań.

Gdy potrzebne jest wewnętrzne postępowanie wyjaśniające

Kancelaria może zostać zaangażowana przez przedsiębiorstwo po ujawnieniu nadużycia, wycieku informacji, konfliktu interesów albo podejrzenia nieuczciwej działalności pracownika.

W takich sprawach szybkie działania są szczególnie ważne.

Firma może odruchowo blokować konta, konfrontować pracownika i przeglądać materiały bez zachowania kolejności. Powoduje to ryzyko utraty danych, zmiany zachowania osób oraz wymieszania informacji pochodzących z różnych źródeł.

Kancelaria powinna określić ramy prawne postępowania.

Detektyw może natomiast pomóc odtworzyć chronologię, zidentyfikować osoby i podmioty, zweryfikować aktywność zewnętrzną, ustalić powiązania oraz udokumentować działania wykonywane poza organizacją.

Najlepsze rezultaty powstają wtedy, gdy prawnik, detektyw i specjalista techniczny nie prowadzą trzech niezależnych projektów, lecz pracują według jednej mapy faktów.

Jak zbudować dobre zlecenie dla detektywa

Słabe zlecenie brzmi:

„Proszę dokładnie sprawdzić tę osobę.”

Dobre zlecenie wskazuje:

· czego dotyczy sprawa;

· jaki okres ma zostać zbadany;

· które osoby i podmioty są istotne;

· jakie informacje są już potwierdzone;

· które twierdzenia pochodzą wyłącznie od klienta;

· na jakie pytania ma odpowiedzieć raport;

· jakie materiały mają zostać zabezpieczone;

· jaki termin ma znaczenie;

· komu i w jakiej formie mają być przekazywane ustalenia.

Pytania powinny być możliwe do rozliczenia.

Nie: „Czy wspólnik działał na szkodę spółki?”

Lepiej:

„Czy od stycznia do czerwca kontaktował się z klientami wskazanymi w załączonej liście?”

„Czy w analizowanym okresie uczestniczył w działalności spółki X?”

„Kiedy po raz pierwszy publicznie pojawiła się oferta nowego podmiotu?”

„Jakie osoby mogą posiadać bezpośrednią wiedzę o rekrutowaniu pracowników?”

Tak sformułowane zadanie pozwala oddzielić fakty od późniejszej oceny prawnej.

Kancelaria powinna określić, co zmieni uzyskana odpowiedź

Przed rozpoczęciem warto zadać jedno dodatkowe pytanie:

Co kancelaria zrobi, jeżeli odpowiedź będzie pozytywna, negatywna albo niejednoznaczna

Jeżeli żaden możliwy wynik nie wpłynie na strategię, zakres może nie być ekonomicznie uzasadniony.

Działanie detektywistyczne powinno wspierać decyzję.

Może decydować o wniesieniu pozwu, jego zakresie, zabezpieczeniu roszczenia, wskazaniu świadka, przygotowaniu negocjacji albo rezygnacji z kierunku, którego nie da się potwierdzić.

Najdroższy raport to nie zawsze raport o wysokiej cenie.

Najdroższy jest materiał, który nie odpowiada na żadne pytanie istotne dla sprawy.

Współpraca powinna być etapowa

Nie każda sprawa wymaga od razu wielotygodniowego projektu.

Pierwszy etap może obejmować analizę dokumentów, publicznych źródeł oraz przygotowanie mapy niewiadomych.

Dopiero po jego zakończeniu kancelaria decyduje, czy potrzebne są działania terenowe, rozmowy, ustalanie adresów, analiza powiązań albo poszerzenie zakresu na kolejne podmioty.

Etapowanie pozwala kontrolować budżet.

Chroni również przed sytuacją, w której duża część pracy zostanie wykonana na podstawie błędnej identyfikacji albo niepotwierdzonego założenia klienta.

Każdy kolejny etap powinien wynikać z ustalenia dokonanego wcześniej.

Raport powinien nadawać się do pracy, a nie tylko do przeczytania

Kancelaria nie potrzebuje opowieści o tym, że wykonano wiele czynności.

Potrzebuje dokumentu, w którym można szybko znaleźć:

cel, zakres, chronologię, ustalenia, źródła, załączniki, informacje niepotwierdzone i ograniczenia.

Ustawa o usługach detektywistycznych nakłada na detektywa obowiązek sporządzenia końcowego pisemnego sprawozdania obejmującego opis stanu faktycznego, daty oraz zakres i przebieg czynności.

Dla kancelarii standard powinien być jeszcze bardziej użytkowy.

Każdy kluczowy wniosek musi prowadzić do konkretnego materiału. Fakt powinien być oddzielony od relacji świadka, a relacja od hipotezy analitycznej.

Jeżeli źródło nie pozwala na jednoznaczne potwierdzenie, raport powinien to wskazać.

Profesjonalny dokument nie ukrywa niepewności.

Pokazuje jej dokładny zakres.

Modelowy przypadek

Kancelaria przygotowywała sprawę dotyczącą naruszenia zakazu konkurencji przez byłego dyrektora handlowego.

Klient twierdził, że menedżer po odejściu rozpoczął działalność przez spółkę należącą formalnie do znajomego i przejął kilku odbiorców.

Podstawą były relacje pracowników oraz podobieństwo nowej oferty.

Przed wysłaniem wezwania przeprowadzono etap analityczny.

Ustalono datę rejestracji domeny, historię zmian strony, pierwsze ogłoszenia rekrutacyjne, publikacje nowej firmy i osoby występujące podczas spotkań branżowych. Materiały wskazywały, że przygotowania rozpoczęły się jeszcze przed rozwiązaniem umowy.

Jednocześnie formalny właściciel nowej spółki nie posiadał doświadczenia w branży.

Działania terenowe potwierdziły, że były dyrektor prowadził spotkania, wydawał polecenia pracownikom i przedstawiał ofertę klientom.

Raport nie stwierdzał, że naruszył zakaz konkurencji.

Przedstawiał chronologię jego aktywności, źródła, dokumentację spotkań oraz listę osób mogących posiadać bezpośrednią wiedzę.

Na tej podstawie kancelaria zmieniła treść wezwania, zabezpieczyła dodatkowe materiały i precyzyjniej określiła przyszłe twierdzenia.

Komentarz Dawida Kuciela

Najlepszy moment na zaangażowanie detektywa często pojawia się zanim druga strona dowie się, jakie fakty będą sprawdzane.

Po otrzymaniu wezwania albo pozwu ludzie zaczynają działać ostrożniej.

Usuwają treści, zmieniają role, ograniczają publiczne wypowiedzi i porządkują ślady.

Nie oznacza to, że detektyw powinien być angażowany do każdej sprawy.

Powinien wejść wtedy, gdy kancelaria potrafi wskazać pytanie, na które odpowiedź rzeczywiście zmieni strategię.

Nie szukam „czegoś kompromitującego”.

Szukam odpowiedzi możliwej do udokumentowania: kto, kiedy, gdzie, z kim i w jakim charakterze podejmował określone działania.

Im precyzyjniejsze pytanie otrzymuję od prawnika, tym większą wartość może mieć końcowy raport.

Podsumowanie

Kancelaria prawna powinna zaangażować prywatnego detektywa wtedy, gdy skuteczność strategii zależy od ustalenia faktów, których nie da się odpowiedzialnie odtworzyć wyłącznie z relacji klienta i posiadanych dokumentów.

Największą wartość współpraca może przynieść przed ujawnieniem sporu, ale detektyw może wspierać kancelarię również w toku postępowania, przed egzekucją, podczas ustalania osób oraz w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających.

Warunkiem jest precyzyjny zakres.

Detektyw powinien otrzymać konkretne pytania faktyczne, badany okres, znane materiały oraz oczekiwany sposób raportowania.

Nie zastępuje analizy prawnej.

Dostarcza zweryfikowany stan faktyczny, na podstawie którego kancelaria może podjąć lepszą decyzję.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Poszukiwanie osób
• Kiedy wspólnik staje się największym zagrożeniem dla własnej firmy
• Kodeks etyczny prywatnego detektywa