Jak ustalić sprawcę kradzieży pracowniczej?
Jak ustalić sprawcę kradzieży pracowniczej Sprawdź, jak łączyć ewidencję, dostęp, monitoring, sposób wynoszenia i dalszą drogę mienia.
W magazynie regularnie brakuje towaru.
Nie są to duże jednorazowe straty. Co kilka tygodni znika kilka urządzeń, części albo opakowań produktu. System wykazuje prawidłowe wydania, ale stan fizyczny nie odpowiada dokumentacji.
Kierownik wskazuje jednego pracownika:
Tylko on pracuje na nocnej zmianie i od pewnego czasu żyje ponad stan.
Takie podejrzenie może być uzasadnione.
Może też prowadzić do oskarżenia niewłaściwej osoby.
Kradzież pracownicza rzadko zostaje potwierdzona przez jeden efektowny dowód. Najczęściej trzeba połączyć ewidencję, dostęp, czas, sposób wynoszenia mienia i dalszą drogę przedmiotów.
Najważniejsze pytanie nie brzmi:
Który pracownik wydaje się najbardziej podejrzany
Trzeba najpierw ustalić:
Czy rzeczywiście doszło do kradzieży, kiedy mogła nastąpić i jaki dostęp był potrzebny do jej przeprowadzenia
Brak w magazynie nie zawsze oznacza kradzież
Przed rozpoczęciem działań wobec pracowników należy sprawdzić jakość ewidencji.
Towar mógł zostać błędnie przyjęty, wydany bez dokumentu, przeniesiony do innego pomieszczenia albo zwrócony dostawcy. Część mogła zostać zużyta podczas naprawy, oznaczona innym numerem albo wykazana pod niewłaściwą nazwą.
Jeżeli przedsiębiorstwo posiada słaby system obiegu towaru, każda kolejna kontrola może wykazywać pozorne straty.
Trzeba więc ustalić, czy istnieje konkretne mienie, które rzeczywiście należało do firmy, znajdowało się w określonym miejscu, nie zostało prawidłowo wydane, nie zostało odnalezione w innym dziale i nie zostało rozliczone w dokumentacji.
Dopiero po wykluczeniu podstawowych błędów można przejść do sprawdzania, kto mógł wejść w jego posiadanie.
Jednorazowa inwentaryzacja nie pokaże mechanizmu
Załóżmy, że w piątek ujawniono brak dwudziestu urządzeń.
Nie wiadomo jednak, czy zniknęły podczas jednej nocnej zmiany, pojedynczo przez kilka miesięcy, podczas dostawy, przed wprowadzeniem do ewidencji, po formalnym wydaniu czy podczas transportu pomiędzy oddziałami.
To zasadnicza różnica.
Jednorazowe wyniesienie większej liczby przedmiotów wymaga zwykle czasu, transportu i sposobu opuszczenia zakładu.
Stopniowe zabieranie pojedynczych produktów może być ukrywane w zwykłym ruchu pracowników i przesyłek.
Dlatego trzeba porównać wcześniejsze inwentaryzacje, historię błędów, zmiany systemowe, wydania, dostawy i okresy, w których pojawiały się rozbieżności.
Najważniejszym rezultatem pierwszej części analizy powinien być możliwie wąski przedział czasu.
Dostęp formalny i dostęp rzeczywisty
Lista osób posiadających uprawnienie do magazynu nie zawsze odpowiada osobom, które rzeczywiście mogły do niego wejść.
Karta może być przekazywana pomiędzy pracownikami. Drzwi mogą pozostawać otwarte podczas dostawy. Kod może znać więcej osób, niż wynika z dokumentacji. Klucze zapasowe mogą nie podlegać żadnej ewidencji.
Trzeba sprawdzić, kto posiadał formalne uprawnienie, kto rzeczywiście korzystał z pomieszczenia, kto mógł wejść razem z inną osobą, kto znał położenie towaru, kto miał możliwość wyłączenia albo ominięcia kontroli i kto mógł wynieść przedmiot bez zwracania uwagi.
Pracownik nie musi samodzielnie wchodzić do zamkniętego magazynu.
Może korzystać z osoby posiadającej dostęp, przyjmować przedmioty już poza magazynem albo uczestniczyć tylko w ich późniejszej sprzedaży.
Dlatego analiza nie powinna być ograniczona do jednego stanowiska.
System pokazuje zdarzenie, nie zawsze człowieka
Rejestr wejścia może wykazywać, że o 22:14 użyto karty przypisanej konkretnemu pracownikowi.
To potwierdza użycie karty.
Nie potwierdza automatycznie, kto ją trzymał.
Podobnie konto magazynowe może zostać użyte przez inną osobę, jeżeli pracownicy znają wspólne hasło albo pozostawiają otwarte stanowiska.
Przy każdym zapisie trzeba więc ustalić, czy uprawnienia były indywidualne, czy przekazywanie kart było możliwe, czy stanowisko wymagało ponownego logowania i czy zapis można połączyć z obrazem, obecnością albo innym niezależnym źródłem.
Nie wolno zamieniać danych systemowych w kategoryczne oskarżenie bez zbadania sposobu działania całego systemu.
Nadzór wizyjny nie może być wprowadzany dowolnie
Przedsiębiorca nie powinien instalować ukrytych kamer wyłącznie dlatego, że podejrzewa pracownika.
Kodeks pracy dopuszcza nadzór wizyjny w określonych celach, między innymi gdy jest to niezbędne dla ochrony mienia, kontroli produkcji, zapewnienia bezpieczeństwa albo zachowania poufności informacji. Stosowanie nadzoru musi jednak uwzględniać obowiązki informacyjne, ograniczenia dotyczące miejsc objętych rejestracją i ochronę prywatności pracowników. UODO wskazuje również, że przepisy o nadzorze wizyjnym pracowników dotyczą rejestracji obrazu i nie stanowią podstawy do nagrywania dźwięku.
Materiał pozyskany bez prawidłowej podstawy może stworzyć dla firmy dodatkowy problem.
Przed wprowadzeniem nowych sposobów kontroli warto skonsultować je z prawnikiem i osobą odpowiedzialną za ochronę danych.
Czego dokładnie szukamy w nagraniach
Największym błędem jest oglądanie setek godzin obrazu bez konkretnego pytania.
Najpierw trzeba zawęzić czas i przedmiot.
Następnie można sprawdzać wejście do określonej strefy, przemieszczanie opakowania, nietypowe korzystanie z wyjścia, pozostawienie przedmiotu w miejscu pośrednim, przekazanie go drugiej osobie, wyjazd pojazdu i zmianę zwykłego sposobu działania.
Samo wyniesienie pudełka nie potwierdza kradzieży.
Pudełko mogło zawierać prawidłowo wydany towar, narzędzia albo prywatne rzeczy pracownika.
Nagranie trzeba połączyć z dokumentacją i stanem magazynowym.
Sposób ukrycia może wskazywać znajomość zakładu
Wewnętrzny sprawca często wie, kiedy nie ma kierownika, które drzwi nie są widoczne, kiedy odbywa się odbiór odpadów, które dokumenty są kontrolowane, gdzie znajdują się towary o wysokiej wartości, które produkty łatwo sprzedać i jak wyglądają zwykłe przesunięcia magazynowe.
Nie oznacza to, że każdy były albo obecny pracownik powinien zostać objęty podejrzeniem.
Trzeba ustalić, kto posiadał dokładnie tę wiedzę, która była potrzebna w konkretnym przypadku.
Jeżeli zabrano przedmioty dopiero dostarczone i niewidoczne dla większości zespołu, krąg może być węższy.
Jeżeli towar był publicznie prezentowany i dostępny podczas dostaw, wiedza mogła pochodzić również z zewnątrz.
Droga przedmiotu poza zakładem
Kradzież nie kończy się na wyniesieniu rzeczy.
Sprawca musi ją przechować, przekazać, wykorzystać, sprzedać, rozłożyć na części albo ukryć.
Przy przedmiotach posiadających numery seryjne, nietypową konfigurację albo charakterystyczne uszkodzenia można sprawdzać legalnie dostępne oferty sprzedaży, serwisy i informacje przekazane przez klientów.
Podobieństwo modelu nie wystarcza.
W przedsiębiorstwie mogło znajdować się wiele identycznych urządzeń, a na rynku mogą krążyć setki takich samych egzemplarzy.
Największą wartość mają cechy indywidualne.
Jeżeli prawdopodobnie odnaleziono skradziony przedmiot, informację należy przekazać Policji. Prywatna próba odebrania mienia albo konfrontacja ze sprzedawcą może doprowadzić do utraty źródła i stworzyć niebezpieczeństwo.
Rozmowa z pracownikiem nie może być przesłuchaniem pod przymusem
Pracodawca może prowadzić wewnętrzne postępowanie wyjaśniające.
Powinien jednak unikać sytuacji, w której z góry uznaje określoną osobę za sprawcę.
Pytania powinny dotyczyć faktów:
Kto pracował w tej strefie Kiedy po raz ostatni widziano urządzenie Dlaczego użyto Pańskiej karty o tej godzinie Jak wygląda procedura wynoszenia opakowań
Nie:
Wiemy, że Pan kradł. Proszę się przyznać.
Presja może prowadzić do nieprawdziwego przyznania, konfliktu pracowniczego albo zniszczenia możliwości spokojnego ustalenia faktów.
Detektyw nie jest organem procesowym. Nie może zatrzymać pracownika, przeszukiwać go, odbierać telefonu ani zmuszać do wydania prywatnych rzeczy.
Kiedy podejrzenie staje się mocnym materiałem
Najsilniejsze ustalenie zwykle nie opiera się na jednym fakcie.
Przykładowo pracownik posiadał dostęp, jego karta została użyta w krytycznym czasie, obraz pokazuje wyniesienie opakowania, nie istnieje dokument wydania, później pojawia się oferta sprzedaży przedmiotu z właściwym numerem, a konto sprzedawcy można legalnie powiązać z osobą albo jej bliskim współpracownikiem.
Każdy element osobno może mieć inne wyjaśnienie.
Razem tworzą spójny ciąg wymagający oceny organu.
Przykład modelowy: towary wynoszone razem z odpadami
W firmie produkującej sprzęt elektroniczny przez kilka miesięcy występowały niewielkie braki.
Początkowo podejrzewano magazyniera pracującego na zmianie, podczas której najczęściej ujawniano rozbieżności.
Analiza wykazała jednak, że straty powstawały wcześniej. Towary były zdejmowane ze stanu jako uszkodzone, choć część z nich pozostawała sprawna.
Pudełka trafiały do strefy odpadów.
Nagrania pokazały pracownika innego działu, który regularnie przemieszczał zamknięte opakowania w czasie odbioru odpadów. Sam obraz nie pozwalał ustalić zawartości.
Znaczenie miał późniejszy etap.
W ogłoszeniach sprzedażowych pojawiły się urządzenia z numerami odpowiadającymi produktom oznaczonym w firmie jako zniszczone. Konto sprzedawcy było prowadzone przez osobę blisko związaną z pracownikiem.
Nie potwierdzono, że magazynier uczestniczył w procederze.
Uczciwy wniosek brzmiał:
Straty nie powstawały podczas nocnej pracy magazyniera, lecz na etapie kwalifikowania sprawnych urządzeń jako odpadów. Ustalono regularne przemieszczanie opakowań przez pracownika innego działu oraz późniejszą sprzedaż części urządzeń przez konto powiązane z osobą z jego otoczenia. Materiał uzasadniał zawiadomienie organów i zabezpieczenie dokumentacji procesu likwidacji.
Nie:
Pracownik stworzył zorganizowaną grupę kradnącą sprzęt.
Przykład ma charakter modelowy.
Komentarz Dawida Kuciela
Kradzież pracownicza nie zawsze zaczyna się przy wyjściu z zakładu.
Może rozpoczynać się w ewidencji, przy oznaczeniu towaru jako uszkodzonego, podczas pozornego zwrotu albo w chwili przekazania przedmiotu drugiej osobie.
Nie wskazuję sprawcy na podstawie złej opinii, konfliktu z kierownikiem ani poziomu życia. Szukam pełnego ciągu: strata, dostęp, działanie, wyniesienie i dalsza droga konkretnego mienia.
Powiązane materiały
Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:
Artykuł porządkuje zagadnienie. Zakres działań zawsze powinien wynikać z celu, dostępnych informacji i realnej sytuacji klienta.