Jak zweryfikować podejrzenie fikcyjnych faktur i usług?

Faktura wygląda prawidłowo.

Posiada numer, datę, dane stron, kwotę netto, VAT oraz podpis osoby zatwierdzającej wydatek.

W systemie księgowym została zaksięgowana.

Przelew wykonano.

To nadal nie potwierdza, że opisana na niej usługa została rzeczywiście wykonana.

Możliwe są różne sytuacje:

· faktura dokumentuje usługę całkowicie fikcyjną;

· usługa została wykonana tylko częściowo;

· opis nie odpowiada rzeczywistemu zakresowi;

· fakturę wystawił inny podmiot niż faktyczny wykonawca;

· cena została znacznie zawyżona;

· dokument dotyczy czynności wykonanych przez pracowników nabywcy;

· usługa była rzeczywista, ale niepotrzebna;

· ten sam zakres rozliczono kilka razy;

· faktura służyła do przekazania pieniędzy podmiotowi powiązanemu.

Dlatego postępowania nie rozpoczyna się od pytania:

Trzeba sprawdzić trzy niezależne warstwy:

1. czy dokument jest autentyczny;

2. czy wystawca rzeczywiście uczestniczył w transakcji;

3. czy świadczenie opisane na fakturze zostało wykonane w deklarowanym zakresie.

Warstwa pierwsza: dokument

Ustawa o VAT określa dane, które powinna zawierać faktura, między innymi datę wystawienia, kolejny numer, dane sprzedawcy i nabywcy, numery identyfikacyjne oraz datę dokonania dostawy lub wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia. Formalna kompletność dokumentu nie odpowiada jednak jeszcze na pytanie, czy zdarzenie gospodarcze rzeczywiście miało miejsce.

Na tym etapie należy sprawdzić:

· numerację;

· daty;

· dane stron;

· NIP;

· rachunek;

· przedmiot;

· stawkę VAT;

· kwotę;

· sposób zatwierdzenia;

· zgodność z umową.

Numeracja

Podejrzenie mogą wzbudzać:

· numery niezgodne z chronologią;

· kilka faktur o tym samym numerze;

· nagła zmiana serii;

· duża liczba dokumentów wystawionych jednego dnia;

· faktury wystawiane wyłącznie na koniec miesiąca lub roku;

· brak wcześniejszych i późniejszych numerów.

Nieprawidłowa numeracja nie dowodzi fikcyjności usługi.

Może wynikać z:

· używania kilku systemów;

· osobnych serii;

· korekty;

· błędu administracyjnego.

Wymaga jednak wyjaśnienia.

Daty

Trzeba porównać:

· datę umowy;

· datę zamówienia;

· okres wykonania;

· datę faktury;

· datę akceptacji;

· datę przelewu;

· datę powstania rezultatu.

Jeżeli raport został rzekomo wykonany w marcu, a wszystkie materiały użyte w jego treści powstały dopiero w maju, deklarowana chronologia nie może być prawidłowa.

Opis

Szczególnie słabe są opisy:

· „usługi doradcze”;

· „obsługa projektu”;

· „analiza rynku”;

· „wsparcie biznesowe”;

· „pozostałe usługi”;

· „konsultacje zgodnie z umową”.

Taki opis może być legalny i odpowiadać rzeczywistej współpracy.

Nie pozwala jednak samodzielnie sprawdzić:

· zakresu;

· liczby godzin;

· osób;

· rezultatu;

· okresu;

· miejsca wykonania.

Warstwa druga: wystawca

Firma może formalnie istnieć i nadal nie posiadać żadnej zdolności do wykonania wykazanej usługi.

Należy sprawdzić:

· datę rozpoczęcia działalności;

· przedmiot działalności;

· zarząd;

· adres;

· pracowników;

· zaplecze;

· doświadczenie;

· beneficjentów;

· powiązania z osobami zatwierdzającymi wydatek.

Informacje rejestrowe dotyczące spółki można weryfikować w KRS, natomiast wykaz podatników VAT pozwala sprawdzić między innymi status podmiotu oraz ujawnione rachunki rozliczeniowe na określony dzień.

Test zdolności wykonawczej

Załóżmy, że spółka wystawiła fakturę na 180 000 zł za:

Należy ustalić:

· kto wykonał analizę;

· jakie posiadał kwalifikacje;

· ile osób pracowało;

· jak długo;

· z jakich narzędzi korzystano;

· kto kontaktował się z klientem;

· gdzie znajduje się rezultat.

Jeżeli wystawca:

· nie zatrudnia specjalistów;

· nie ujawnia podwykonawców;

· nie posiada wcześniejszych realizacji;

· powstał miesiąc przed transakcją;

· nie prowadzi widocznej działalności;

należy ustalić, w jaki sposób był w stanie wykonać usługę.

Możliwe, że korzystał z ekspertów zewnętrznych.

Powinien jednak potrafić wskazać przynajmniej:

· model realizacji;

· role;

· harmonogram;

· rezultat;

· podstawę udziału podwykonawców.

Warstwa trzecia: wykonanie

To najważniejsza część.

Usługa pozostawia ślady nawet wtedy, gdy jej rezultatem nie jest fizyczny produkt.

Ślad komunikacyjny

· wiadomości;

· zaproszenia na spotkania;

· ustalenia;

· pytania;

· poprawki;

· przekazywanie materiałów;

· akceptacje.

Ślad osobowy

· wykonawcy;

· uczestnicy spotkań;

· odbiorcy;

· osoby konsultowane;

· podwykonawcy.

Ślad czasowy

· harmonogram;

· logowania;

· kalendarze;

· wersje dokumentów;

· daty utworzenia plików;

· okres świadczenia.

Ślad merytoryczny

· raport;

· projekt;

· dokumentacja;

· rekomendacje;

· konfiguracja;

· analiza;

· kod;

· kampania;

· zmiana procesu.

Ślad operacyjny

· wykorzystanie rezultatu;

· wdrożenie;

· decyzja;

· poprawa procesu;

· złożenie oferty;

· zmiana umowy;

· zakup.

Brak jednego śladu nie przesądza o fikcyjności.

Brak wszystkich śladów przy usłudze o wysokiej wartości jest poważnym problemem.

Faktura autentyczna, transakcja niepotwierdzona

Należy rozróżnić dwie rzeczy.

Podrobiony lub przerobiony dokument

Dokument nie pochodzi od wskazanego wystawcy albo jego treść została zmieniona.

Kodeks karny przewiduje odpowiedzialność między innymi za podrobienie lub przerobienie faktury w zakresie okoliczności mogących mieć znaczenie dla należności publicznoprawnej oraz użycie takiej faktury jako autentycznej.

Faktura wystawiona przez prawdziwą firmę

Dokument pochodzi od rzeczywistego podmiotu, ale może opisywać:

· usługę niewykonaną;

· nieprawdziwy zakres;

· nieprawdziwą wartość;

· inne okoliczności niż rzeczywiste.

Nie wolno nazywać dokumentu „sfałszowanym” wyłącznie dlatego, że nie odnaleziono raportu albo protokołu.

Należy najpierw ustalić pełny model realizacji.

Test ekonomicznego sensu

Usługa może być wykonana, ale jej zakup pozostaje niezrozumiały.

Pytania:

· Dlaczego firma jej potrzebowała

· Kto podjął decyzję

· Czy analizowano inne oferty

· Jak ustalono cenę

· Jaki problem miała rozwiązać

· Czy rezultat został wykorzystany

· Dlaczego wybrano właśnie tego dostawcę

Brak ekonomicznego sensu może wskazywać na:

· konflikt interesów;

· transfer środków;

· niegospodarność;

· próbę ukrycia innego wydatku;

· niekontrolowaną decyzję.

Nie oznacza automatycznie fikcyjności.

Zła usługa może być realna.

Niepotrzebny raport może rzeczywiście istnieć.

Test porównania ceny

Nie każdą drogą usługę należy uznać za zawyżoną.

Cena może zależeć od:

· renomy;

· ryzyka;

· pilności;

· odpowiedzialności;

· unikalnej wiedzy;

· pracy zespołu;

· praw do rezultatu.

Trzeba jednak sprawdzić, czy:

· cena została ustalona przed realizacją;

· istniał kosztorys;

· zakres odpowiada wartości;

· stawka nie różni się rażąco od innych zleceń;

· osoba zatwierdzająca nie była powiązana z wykonawcą;

· nie doszło do sztucznego dzielenia płatności.

Test duplikacji

Ten sam zakres może zostać rozliczony:

· dwoma fakturami;

· przez dwa podmioty;

· w ramach abonamentu i dodatkowego zlecenia;

· pod zmienioną nazwą;

· jako podwykonawstwo i świadczenie bezpośrednie.

Należy porównać:

· opisy;

· okresy;

· osoby;

· rezultaty;

· umowy;

· pliki;

· odbiorców.

Przykład:

Faktura pierwsza:

Faktura druga:

Oba dokumenty mogą dotyczyć różnych prac.

Mogą również opisywać ten sam raport wystawiony ponownie przez spółkę powiązaną.

Test powiązań

Szczególnie dokładnej kontroli wymagają transakcje, gdy dostawcę łączy z osobą zatwierdzającą:

· relacja rodzinna;

· wcześniejsza wspólna spółka;

· wspólny adres;

· zatrudnienie;

· finansowanie;

· prywatne kontakty;

· zależność gospodarcza.

Powiązanie nie dowodzi nadużycia.

Może jednak wyjaśniać:

· brak porównania ofert;

· wysoką cenę;

· ograniczoną dokumentację;

· szybkie zatwierdzanie;

· brak reklamacji.

Test przepływu pieniędzy

Trzeba ustalić:

· kiedy zapłacono;

· na jaki rachunek;

· kto zatwierdził przelew;

· czy wystawca zatrzymał środki;

· czy pieniądze trafiły dalej do podmiotu powiązanego;

· czy część wróciła do pracownika, wspólnika albo decydenta.

Prywatny detektyw nie posiada automatycznego dostępu do rachunków bankowych ani tajemnicy bankowej.

Może analizować:

· dokumenty przekazane legalnie przez klienta;

· wyciągi udostępnione przez uprawnioną osobę;

· dokumentację księgową;

· umowy;

· płatności widoczne w aktach;

· publiczne powiązania.

Jeżeli pełna droga środków wymaga danych bankowych, należy wskazać, jakie dokumenty powinny zostać uzyskane przez uprawniony organ albo w toku postępowania.

Typowe schematy

Spółka bez zasobów

Nowy podmiot wystawia duże faktury za specjalistyczne usługi, choć nie posiada ludzi ani podwykonawców.

Raport utworzony po kontroli

Dokument mający potwierdzać usługę powstaje dopiero po pojawieniu się pytań.

Kopia materiału publicznego

Wykonawca przekazuje raport składający się z ogólnodostępnych treści, przedstawiając go jako wielomiesięczną analizę.

Godziny bez aktywności

Faktura obejmuje setki godzin konsultacji, ale nie istnieją spotkania, wiadomości ani uczestnicy.

Faktura za pracę własnego zespołu

Usługę w rzeczywistości wykonali pracownicy nabywcy, a zewnętrzna firma jedynie wystawiła dokument.

Łańcuch podmiotów

Firma A wystawia fakturę nabywcy, a następnie niemal całą kwotę przekazuje firmie B powiązanej z decydentem.

Modelowy przypadek: doradztwo bez doradców

Spółka wypłaciła łącznie 720 000 zł firmie doradczej za:

· strategię sprzedaży;

· analizę rynku;

· optymalizację procesów;

· wsparcie zarządu.

Wystawca

Firma doradcza powstała trzy miesiące przed pierwszą fakturą.

Nie posiadała pracowników.

Jej właścicielem był dawny wspólnik dyrektora sprzedaży nabywcy.

Dokumentacja

Przedstawiono:

· umowę ramową;

· sześć faktur;

· trzy krótkie prezentacje.

Nie odnaleziono:

· zamówień cząstkowych;

· harmonogramów;

· notatek;

· korespondencji roboczej;

· list uczestników;

· potwierdzeń wdrożenia.

Prezentacje

Metadane wskazywały, że wszystkie trzy utworzono po rozpoczęciu wewnętrznej kontroli.

Ich treść zawierała materiały wcześniej przygotowane przez pracowników nabywcy.

Rozmowy

Menedżerowie nie potrafili wskazać konsultantów ani spotkań.

Dyrektor sprzedaży twierdził, że doradztwo miało charakter ustny i poufny.

Płatności

Faktury były zatwierdzane wyłącznie przez dyrektora sprzedaży.

Wykonawca otrzymywał zapłatę kilka dni po wystawieniu, mimo że inni dostawcy oczekiwali znacznie dłużej.

Uczciwy wniosek

Nie:

Takie twierdzenie wymagałoby dalszego materiału i oceny właściwych organów.

Przykład ma charakter modelowy.

Jak powinien wyglądać raport

Dokumenty

· faktura;

· umowa;

· zamówienie;

· akceptacja;

· płatność.

Wystawca

· tożsamość;

· historia;

· zasoby;

· pracownicy;

· podwykonawcy;

· powiązania.

Wykonanie

· ludzie;

· czas;

· komunikacja;

· rezultat;

· wykorzystanie.

Cena

· sposób ustalenia;

· porównanie;

· zmiany;

· duplikacja.

Płatność

· rachunek;

· zatwierdzenie;

· termin;

· dalsze przepływy dostępne do analizy.

Ocena

Każdą fakturę należy zakwalifikować jako:

· wykonanie potwierdzone;

· wykonanie częściowo potwierdzone;

· wykonanie nieudokumentowane;

· wykonanie sprzeczne z dokumentacją;

· dokument wymagający specjalistycznej oceny podatkowej lub karnej.

Komentarz Dawida Kuciela

Źródła prawne i urzędowe: ustawa o podatku od towarów i usług; Kodeks karny; KRS; wykaz podatników VAT.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Bezpieczeństwo biznesu
• Jak zweryfikować powiązania osobowe i kapitałowe kontrahenta
• Jak zweryfikować rzeczywiste doświadczenie i referencje firmy