Jak sprawdzić wiarygodność sygnału od sygnalisty?

Do zarządu wpływa wiadomość:

Nie ma załączników.

Nie ma dat.

Nadawca prosi o zachowanie anonimowości.

Zarząd może popełnić dwa przeciwstawne błędy.

Pierwszy:

Drugi:

Oba podejścia są nieprawidłowe.

Zgłoszenie jest źródłem informacji, nie gotowym wyrokiem.

Może być:

· całkowicie prawdziwe;

· częściowo prawdziwe;

· błędnie zinterpretowane;

· oparte na niepełnej wiedzy;

· motywowane konfliktem;

· świadomie fałszywe.

Wiarygodności zgłoszenia nie ocenia się wyłącznie przez zaufanie do osoby zgłaszającej.

Należy oddzielnie ocenić:

1. wiarygodność sygnalisty;

2. jakość przekazanej informacji;

3. możliwość niezależnego potwierdzenia;

4. ryzyko wymagające natychmiastowego działania.

Filtr pierwszy: czy zgłoszenie zawiera fakt, czy ocenę

Porównajmy dwa sygnały.

Sygnał A

Nie wskazuje:

· zdarzenia;

· daty;

· transakcji;

· osoby;

· źródła wiedzy.

Sygnał B

Sygnał B może okazać się nieprawdziwy.

Jest jednak weryfikowalny.

Zawiera:

· datę;

· decyzję;

· dokument;

· firmę;

· możliwe powiązanie.

Pierwsza ocena powinna więc dotyczyć nie tego, czy zgłoszenie brzmi emocjonalnie, ale czy można rozłożyć je na konkretne twierdzenia.

Filtr drugi: skąd sygnalista to wie

Każde twierdzenie powinno zostać oznaczone jako:

Wiedza bezpośrednia

Sygnalista:

· uczestniczył w spotkaniu;

· widział dokument;

· otrzymał polecenie;

· prowadził transakcję;

· słyszał wypowiedź.

Wiedza pośrednia

Informację przekazał mu:

· kolega;

· klient;

· dostawca;

· osoba z innego działu.

Wniosek

Sygnalista sam połączył kilka okoliczności.

Przykład:

Spotkanie może być faktem.

Łapówka jest wnioskiem wymagającym odrębnego potwierdzenia.

Pogłoska

Pogłoska może naprowadzić na problem.

Nie powinna sama stanowić podstawy do oskarżenia.

Filtr trzeci: czy zgłoszenie mieści się w procedurze

Ustawa o ochronie sygnalistów dotyczy informacji o określonych naruszeniach prawa uzyskanych w kontekście związanym z pracą. Katalog obejmuje między innymi korupcję, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów, ochronę konsumentów, danych osobowych, systemów teleinformatycznych oraz określone interesy finansowe i podatkowe. Podmiot może dodatkowo rozszerzyć własną procedurę o naruszenia regulacji wewnętrznych i standardów etycznych zgodnych z prawem.

Nie każdy konflikt w pracy jest automatycznie zgłoszeniem objętym tą ustawą.

Wiadomość może dotyczyć:

· naruszenia prawa;

· mobbingu;

· konfliktu personalnego;

· złego zarządzania;

· sporu o premię;

· naruszenia procedury wewnętrznej;

· zwykłej skargi.

Nawet gdy sygnał nie mieści się w ustawowym katalogu, może wymagać rozpoznania w innym trybie.

Nie należy go usuwać tylko dlatego, że trafił do niewłaściwego kanału.

Filtr czwarty: ochrona nie zależy od końcowego wyniku

Sygnalista nie traci automatycznie ochrony tylko dlatego, że postępowanie nie potwierdziło naruszenia.

Ustawa wiąże ochronę z tym, czy w chwili zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa i stanowi informację o naruszeniu prawa. Zakazane są działania odwetowe, ich próby oraz groźby.

To ważne rozróżnienie.

Zgłoszenie niepotwierdzone

Sygnalista opisał okoliczności zgodnie ze swoją wiedzą, ale dalsze ustalenia nie wykazały naruszenia.

Zgłoszenie świadomie fałszywe

Osoba wiedziała, że zdarzenie nie miało miejsca, a mimo to celowo przekazała nieprawdziwą informację.

To dwie zupełnie różne sytuacje.

Firma nie powinna karać sygnalisty za sam brak potwierdzenia jego podejrzeń.

Filtr piąty: czy informację można potwierdzić bez ujawniania źródła

To najważniejszy test dobrego postępowania.

Jeżeli sygnalista twierdzi:

należy najpierw sprawdzić:

· ceny rynkowe;

· oferty konkurencyjne;

· historię zakupów;

· odbiór usług;

· powiązania;

· sposób wyboru.

Nie trzeba od razu powiedzieć dyrektorowi:

Przedwczesne ujawnienie może:

· narazić sygnalistę;

· doprowadzić do odwetu;

· zniszczyć dowody;

· wpłynąć na świadków;

· zmienić zachowanie osób objętych zgłoszeniem.

Procedura i przetwarzanie danych powinny uniemożliwiać dostęp osobom nieupoważnionym oraz chronić poufność sygnalisty, osoby objętej zgłoszeniem i innych wskazanych osób. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz działań następczych mogą być dopuszczone osoby posiadające odpowiednie pisemne upoważnienie.

Macierz wiarygodności

Zgłoszenie można ocenić w sześciu wymiarach.

Motyw sygnalisty nie może automatycznie przesądzać sprawy.

Skonfliktowany pracownik może przekazać prawdziwą informację.

Lojalny menedżer może przekazać informację fałszywą.

Motyw wpływa na ocenę, ale nie zastępuje weryfikacji faktów.

Pierwsze 24 godziny po zgłoszeniu

1. Zarejestruj zgłoszenie

Należy zapisać:

· datę;

· kanał;

· zakres;

· osobę przyjmującą;

· sposób dalszego kontaktu;

· poziom pilności.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna wskazywać osoby albo jednostki upoważnione do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania bezstronnych działań następczych. Ustawa przewiduje także obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni, jeżeli sygnalista podał adres do kontaktu, oraz przekazania informacji zwrotnej co do zasady w terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy.

2. Ogranicz dostęp

Informacja nie powinna automatycznie trafić do:

· całego zarządu;

· bezpośredniego przełożonego;

· działu, którego dotyczy;

· szerokiego grona HR.

Dostęp powinny uzyskać wyłącznie osoby niezbędne.

3. Sprawdź konflikt interesów

Osoba odpowiedzialna za weryfikację nie powinna:

· podlegać osobie objętej zgłoszeniem;

· uczestniczyć w badanej transakcji;

· być blisko związana z sygnalistą;

· mieć interesu w konkretnym wyniku.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy prezesa, postępowania nie powinien samodzielnie prowadzić jego bezpośredni podwładny zależny od niego zawodowo.

4. Oceń pilność

Natychmiastowego działania mogą wymagać sytuacje związane z:

· bezpieczeństwem ludzi;

· trwającym niszczeniem dokumentów;

· kolejnymi płatnościami;

· ryzykiem utraty środków;

· naruszeniem danych;

· zagrożeniem dla klientów.

Nie każda sprawa wymaga zawieszenia pracownika albo blokady całego systemu.

Reakcja powinna być proporcjonalna.

Pytania uzupełniające do sygnalisty

Nie należy pytać:

Sygnalista nie zawsze musi posiadać gotowy dokument.

Lepsze pytania:

· Co dokładnie Pan widział

· Kiedy

· Kto był obecny

· Gdzie może znajdować się dokument

· Kto jeszcze może znać zdarzenie

· Czy sytuacja nadal trwa

· Co odróżnia ten przypadek od zwykłej procedury

· Czy próbował Pan wcześniej zgłosić problem

· Czy obawia się Pan określonego działania odwetowego

Pytania powinny rozwijać fakty, nie wymuszać pewności.

Sygnalista może powiedzieć:

To wartościowa informacja.

Nie zawiera ostatecznej kwalifikacji, lecz wskazuje konkretny element do sprawdzenia.

Jak nie potwierdzać zgłoszenia

Nie pytaj osoby objętej zgłoszeniem jako pierwszej

Może to doprowadzić do:

· zmiany dokumentów;

· ustalenia tożsamości sygnalisty;

· przygotowania wspólnej wersji;

· wpływania na świadków.

Nie wysyłaj pełnej treści zgłoszenia całemu zarządowi

W treści mogą znajdować się szczegóły identyfikujące źródło.

Nie uznawaj reputacji osoby za dowód

Zdanie:

nie rozstrzyga sprawy.

Nie uznawaj konfliktu sygnalisty za dowód fałszu

Spór może być motywem zgłoszenia, ale nie wyklucza prawdziwości faktów.

Nie obiecuj pełnej anonimowości bez zastrzeżeń

Organizacja powinna chronić poufność, jednak w określonych prawem sytuacjach informacje mogą być wymagane przez właściwy organ lub sąd. Ustawa przewiduje szczególne zasady takiego ujawnienia i ochrony prawa do obrony.

Drabina potwierdzenia

Poziom 1: zgodność wewnętrzna

Opis sygnalisty jest:

· logiczny;

· chronologiczny;

· stabilny;

· możliwy do sprawdzenia.

Poziom 2: potwierdzenie systemowe

Zgłoszenie odpowiada:

· dokumentom;

· logom;

· fakturom;

· zapisom systemowym;

· decyzjom.

Poziom 3: potwierdzenie osobowe

Inne niezależne osoby opisują podobne zdarzenia.

Poziom 4: potwierdzenie zewnętrzne

Informację potwierdzają:

· klient;

· dostawca;

· dokument publiczny;

· niezależny ekspert;

· właściwy organ.

Poziom 5: potwierdzenie mechanizmu

Można pokazać:

· kto działał;

· w jaki sposób;

· kiedy;

· jaką uzyskał korzyść;

· jakie zasady naruszono.

Nie każda sprawa osiągnie piąty poziom.

Raport powinien jasno wskazać, na którym poziomie zakończono weryfikację.

Modelowy przypadek: zgłoszenie prawdziwe tylko w części

Do rady nadzorczej wpłynęło anonimowe zgłoszenie:

Pierwszy zarzut: kradzież paliwa

Analiza kart paliwowych wykazała wysokie zużycie.

Po porównaniu z trasami ustalono jednak, że firma realizowała dodatkowe przejazdy nieuwzględnione w głównym systemie.

Nie potwierdzono kradzieży.

Drugi zarzut: fałszowanie przebiegów

W kilku pojazdach dane z ewidencji różniły się od dokumentacji serwisowej.

Ustalono ręczne korygowanie przebiegów przez administratora floty.

Dyrektor wiedział o praktyce i ją akceptował, ponieważ służyła ukrywaniu prywatnego wykorzystania samochodów.

Trzeci zarzut: firma szwagra

Powiązanie rodzinne potwierdzono.

Firma otrzymywała zlecenia bez porównania ofert.

Nie ustalono jednak, aby wszystkie ceny były zawyżone. Część odpowiadała rynkowi, a część wymagała dalszej analizy.

Ocena sygnału

Sygnalista użył zbyt szerokich i emocjonalnych określeń.

Nie wszystkie zarzuty zostały potwierdzone.

Wskazał jednak prawdziwe:

· powiązanie rodzinne;

· manipulowanie ewidencją;

· prywatne wykorzystanie pojazdów;

· brak transparentnego wyboru wykonawcy.

Uczciwy wniosek

Nie:

Przykład ma charakter modelowy.

Jak powinien wyglądać raport weryfikacyjny

Treść zgłoszenia

Każdy zarzut zapisany oddzielnie.

Źródło wiedzy

· bezpośrednie;

· pośrednie;

· wniosek;

· pogłoska.

Materiał

· dokumenty;

· systemy;

· rozmowy;

· dane zewnętrzne.

Ocena

· potwierdzony;

· częściowo potwierdzony;

· niepotwierdzony;

· niemożliwy do zweryfikowania;

· sprzeczny z materiałem.

Ochrona

· ograniczenie dostępu;

· poufność;

· analiza ryzyka odwetu;

· sposób komunikacji.

Działania

· naprawcze;

· dyscyplinarne;

· organizacyjne;

· prawne;

· zawiadomienie właściwego podmiotu, jeżeli jest uzasadnione.

Komentarz Dawida Kuciela

Źródła prawne i urzędowe: ustawa o ochronie sygnalistów.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Bezpieczeństwo biznesu i analiza informacji
• Jak sprawdzić, czy firma działa przez podstawione osoby
• Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta przed podpisaniem umowy