Jak prywatny detektyw może pomóc w konflikcie wspólników?

Konflikt wspólników rzadko rozpoczyna się od pozwu.

Najpierw pojawia się utrata zaufania.

Jeden ze wspólników przestaje otrzymywać pełne informacje. Kluczowi pracownicy zaczynają konsultować decyzje tylko z drugą stroną. Spotkania z kontrahentami odbywają się poza oficjalnym kalendarzem. Zmieniają się hasła, pełnomocnictwa, sposób zatwierdzania wydatków albo dostęp do dokumentów.

Każde takie zdarzenie może mieć racjonalne wyjaśnienie.

Razem mogą jednak wskazywać, że wewnątrz przedsiębiorstwa powstaje alternatywne centrum kontroli.

W tym momencie wspólnik zwykle posiada wiele podejrzeń, ale niewiele niezależnie potwierdzonych faktów. Kancelaria może znać umowę spółki, strukturę udziałów i dostępne roszczenia, lecz nadal potrzebować odpowiedzi na pytanie:

Co rzeczywiście dzieje się w firmie i poza nią

Prywatny detektyw może ustalić zachowania, relacje, spotkania, przepływ ludzi i informacji oraz przygotować materiał pozwalający kancelarii oprzeć strategię na faktach, a nie wyłącznie na relacji jednej ze stron.

Największym problemem nie jest brak podejrzeń

W konflikcie wspólników zarzuty pojawiają się szybko:

· wspólnik wyprowadza klientów;

· zakłada równoległą firmę;

· przekazuje informacje konkurencji;

· buduje własne zaplecze wśród pracowników;

· ukrywa dokumenty;

· podejmuje decyzje bez wymaganej zgody;

· przygotowuje odsunięcie drugiego wspólnika;

· korzysta z majątku spółki dla prywatnych celów;

· prowadzi rozmowy z inwestorem albo konkurentem;

· celowo osłabia przedsiębiorstwo.

Problem polega na tym, że przekonanie wspólnika nie jest jeszcze ustaleniem.

Spotkanie z klientem poza biurem może dotyczyć bieżącej działalności spółki. Rejestracja nowej domeny może być elementem planowanego projektu. Rozmowa z pracownikiem nie musi oznaczać przygotowywania jego odejścia.

Rola detektywa nie polega na potwierdzaniu każdego podejrzenia zleceniodawcy. Zgodnie z art. 11 pkt 2 ustawy o usługach detektywistycznych detektyw ma obowiązek działać rzetelnie i z należytą starannością, a w szczególności sprawdzać zgodność uzyskanych informacji z prawdą.

Profesjonalne zlecenie powinno więc zaczynać się od pytań, a nie od gotowego oskarżenia.

Jakie pytania powinny zostać postawione na początku

Zamiast zlecenia: „Proszę udowodnić, że mój wspólnik działa przeciwko mnie”, należy przygotować listę faktów wymagających weryfikacji.

· Czy wspólnik spotyka się z kluczowymi klientami poza oficjalnym obiegiem

· Czy reprezentuje wobec nich inną firmę

· Czy osoby z zespołu przygotowują odejście do nowego podmiotu

· Czy majątek spółki jest wykorzystywany w działalności prowadzonej poza nią

· Czy powstała domena, marka, spółka albo infrastruktura dla równoległego przedsięwzięcia

· Czy określone informacje zostały przekazane podmiotowi zewnętrznemu

· Czy pracownik, dostawca lub menedżer raportuje do wspólnika z pominięciem przyjętej struktury

· Czy zachowanie drugiej strony rzeczywiście wywołuje szkodę lub konkretne ryzyko dla spółki

Dopiero takie pytania pozwalają dobrać metody, źródła i czas realizacji.

Podstawa prawna pracy detektywa w sporze wspólników

Art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o usługach detektywistycznych obejmuje pozyskiwanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji w sprawach wynikających ze stosunków gospodarczych, w tym dotyczących nieuczciwej konkurencji oraz ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Czynności mogą być realizowane na podstawie umowy ze zleceniodawcą w formach i zakresach niezastrzeżonych dla organów państwa.

Oznacza to możliwość prowadzenia legalnych ustaleń dotyczących osób, podmiotów, zdarzeń, relacji i obserwowalnych zachowań, jeżeli pozostają one związane z konkretnym problemem gospodarczym.

Pierwszy etap: diagnoza konfliktu

Przed rozpoczęciem działań należy ustalić, z jakim rodzajem konfliktu mamy do czynienia.

Konflikt właścicielski

Spór dotyczy udziałów, głosów, zmian w organach, kierunku rozwoju albo próby przejęcia kontroli.

Konflikt operacyjny

Wspólnicy inaczej zarządzają przedsiębiorstwem, wydają sprzeczne polecenia i tworzą dwa niezależne ośrodki decyzyjne.

Konflikt o pieniądze

Podejrzenia dotyczą wynagrodzeń, kosztów, umów z podmiotami powiązanymi, transferów, finansowania lub korzystania z majątku spółki.

Konflikt o informacje

Jedna strona ogranicza drugiej dostęp do dokumentów, systemów, raportów, danych klientów albo informacji o decyzjach.

Konflikt o ludzi i klientów

Wspólnik próbuje przejąć pracowników, kontrahentów albo dostawców, aby osłabić spółkę lub przygotować równoległą działalność.

W praktyce kilka rodzajów konfliktu może występować jednocześnie. Ważne jest jednak ustalenie, gdzie znajduje się jego rzeczywiste centrum.

Weryfikacja wersji przedstawionej przez klienta

Pierwszą wartością zewnętrznego eksperta jest niezależność od emocji i firmowych podziałów.

Detektyw powinien przeanalizować chronologię konfliktu, umowę spółki, strukturę organów, sposób reprezentacji, obowiązujące pełnomocnictwa, dokumenty przekazane przez klienta, korespondencję, listę kluczowych pracowników, relacje z klientami, historię zmian rejestrowych oraz wcześniejsze spory i uchwały.

Na tej podstawie powstaje macierz hipotez.

Przykładowo utrata trzech klientów może oznaczać aktywne przejmowanie klientów przez wspólnika, pogorszenie jakości usług, konflikt klientów z innym członkiem zarządu, przejście klientów do nowej firmy, naturalne zakończenie kontraktów albo działanie konkurenta niezwiązane ze wspólnikiem.

Celem jest sprawdzenie wszystkich realnych wyjaśnień, nie tylko najbardziej niekorzystnego.

Ustalenie rzeczywistego układu kontroli

Udziały nie pokazują całego obrazu.

Wspólnik posiadający mniejszość może w praktyce kontrolować sprzedaż, księgowość, system informatyczny, bankowość, relacje z kluczowymi klientami, dostęp do magazynu, domeny, pełnomocnictwa, lojalność zespołu, najważniejszą technologię, relacje z dostawcami oraz dane i dokumentację.

Z drugiej strony wspólnik większościowy może posiadać formalną przewagę, ale być praktycznie odcięty od codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Detektyw może przygotować trzy osobne mapy:

Mapa formalna

Wspólnicy, organy, prokurenci, pełnomocnicy i sposób reprezentacji.

Mapa operacyjna

Osoby faktycznie wydające polecenia, zatwierdzające działania i kontrolujące procesy.

Mapa zależności

Pracownicy, klienci, dostawcy, podmioty powiązane, finansowanie, aktywa i źródła informacji.

Dopiero ich zestawienie pokazuje, kto naprawdę posiada wpływ.

Analiza rejestrowa i OSINT

Ustalenia mogą obejmować nowe spółki, zmiany wspólników i zarządów, domeny, marki, ogłoszenia rekrutacyjne, profile zawodowe, nowe miejsca działalności, powiązania z konkurencją, publiczne wypowiedzi, publikacje dotyczące klientów oraz aktywność podmiotów należących do członków rodziny lub współpracowników.

OSINT nie powinien polegać na zbieraniu przypadkowych informacji o życiu wspólnika. Każde ustalenie musi odpowiadać na konkretne pytanie dotyczące spółki.

Działania terenowe i obserwacyjne

W uzasadnionych przypadkach działania mogą obejmować dokumentowanie spotkań z klientami, wizyt w siedzibie konkurenta, korzystania z majątku spółki, regularnego przebywania w miejscu prowadzenia równoległej działalności, kontaktów z pracownikami, przemieszczania sprzętu i faktycznego wykonywania działalności mimo braku formalnej funkcji.

Samo zdjęcie wspólnika przy stoliku z kontrahentem nie dowodzi działania przeciwko spółce.

Znaczenie ma kontekst: kim jest rozmówca, jaka relacja łączy go ze spółką, co wydarzyło się przed spotkaniem i po nim, czy spotkania się powtarzają oraz czy nastąpił później transfer klienta, pracownika lub kontraktu.

Materiał operacyjny powinien uzupełniać dokumenty i analizę, a nie zastępować je.

Identyfikacja osób przekazujących informacje

W wielu konfliktach jeden wspólnik zna decyzje drugiego, zanim zostaną oficjalnie zakomunikowane.

Źródłem może być pracownik, księgowość, członek administracji, dostawca IT, doradca, członek rodziny, pełnomocnik albo osoba mająca dostęp do kalendarza, poczty lub dokumentów.

Nie należy automatycznie oskarżać osoby, która znała informację. Trzeba odtworzyć, kto miał dostęp, kiedy informacja powstała, w jakiej formie była przechowywana, komu została przekazana i w którym momencie druga strona ją wykorzystała.

Jeżeli chodzi o informacje posiadające wartość gospodarczą i odpowiednio chronione, znaczenie może mieć art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który obejmuje nieuprawnione ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie tajemnicy przedsiębiorstwa, w tym poprzez kopiowanie dokumentów albo plików elektronicznych.

Ustalanie potencjalnych świadków

Wspólnicy często koncentrują się na członkach zarządu i pomijają osoby, które widzą codzienne funkcjonowanie firmy.

Wiedzę mogą posiadać handlowcy, asystenci, recepcja, pracownicy magazynu, administratorzy systemów, kierownicy projektów, księgowość, byli pracownicy, dostawcy i przedstawiciele klientów.

Detektyw może ustalić, kto rzeczywiście uczestniczył w określonym zdarzeniu i jakie informacje może posiadać. Relacje takich osób powinny być porównywane z dokumentami, datami i innymi źródłami, ponieważ w rozwiniętym konflikcie część świadków może być emocjonalnie związana z jedną ze stron.

Współpraca z kancelarią od początku sprawy

Najlepsze rezultaty powstają wtedy, gdy prawnik i detektyw współpracują od etapu planowania.

Kancelaria określa, jakie fakty są istotne prawnie, jakie roszczenie albo środek ochrony jest rozważany, które dokumenty mogą być potrzebne, jakie działania mogłyby zagrozić strategii procesowej i jakie terminy są krytyczne.

Detektyw odpowiada za weryfikację faktów, rozpoznanie źródeł, działania OSINT, legalne ustalenia terenowe, identyfikację świadków, dokumentację, chronologię i raport.

W postępowaniu cywilnym przedmiotem dowodu są fakty istotne dla rozstrzygnięcia, a strony mają obowiązek wskazywać dowody na poparcie faktów, z których wywodzą skutki prawne. Wynika to z art. 227 i art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego.

Dlatego detektyw nie powinien zbierać „wszystkiego”. Powinien ustalać to, co może mieć znaczenie dla konkretnej strategii.

Modelowy przykład

Dwóch wspólników posiada po 50 procent udziałów w firmie usługowej. Jeden z nich podejrzewa, że drugi przygotowuje przejęcie klientów i zespołu.

Zleceniodawca wskazuje spadek liczby nowych zapytań, zamknięte spotkania handlowców, ograniczenie dostępu do raportów, odejście dwóch pracowników i powstanie nowej spółki należącej do znajomego wspólnika.

Samo zestawienie tych faktów nie dowodzi jeszcze zaplanowanego działania.

Analiza wykazuje jednak, że domena nowej firmy została zarejestrowana przed rozpoczęciem otwartego konfliktu, jej oferta odpowiada specjalizacji dotychczasowej spółki, dwóch pracowników jeszcze przed odejściem uczestniczyło w spotkaniach w nowej lokalizacji, kluczowy klient spotykał się ze wspólnikiem poza oficjalnym obiegiem, a po tych spotkaniach rozwiązał umowę i zawarł kontrakt z nowym podmiotem.

Nowa firma wykorzystywała również materiały zawierające elementy przygotowane wcześniej w spółce, a były kierownik sprzedaży prowadził rekrutację kolejnych pracowników.

Raport nie powinien kończyć się zdaniem: „Wspólnik dokonał kradzieży firmy.”

Prawidłowy wniosek może brzmieć:

„Ustalono, że przed rozpoczęciem otwartego konfliktu wspólnik podejmował działania organizacyjne i handlowe związane z podmiotem oferującym usługi konkurencyjne. W działaniach uczestniczyli pracownicy spółki, a co najmniej jeden klient zakończył współpracę ze spółką po spotkaniach prowadzonych poza jej oficjalnym obiegiem. Materiał wymaga oceny kancelarii pod kątem obowiązków korporacyjnych, tajemnicy przedsiębiorstwa, konkurencji oraz odpowiedzialności za ewentualną szkodę.”

Jak powinien wyglądać raport

Raport powinien zawierać:

1. cel i zakres zlecenia;

2. pytania wymagające odpowiedzi;

3. materiał przekazany przez klienta;

4. chronologię konfliktu;

5. strukturę formalną i operacyjną;

6. ustalenia dotyczące osób i podmiotów;

7. analizę spotkań, aktywności i powiązań;

8. ustalenia dotyczące klientów i pracowników;

9. dokumentację zdjęciową lub filmową;

10. potencjalnych świadków;

11. źródło każdego istotnego ustalenia;

12. informacje potwierdzone, prawdopodobne i niepotwierdzone;

13. ograniczenia analizy;

14. materiały źródłowe.

Obowiązek przygotowania końcowego pisemnego sprawozdania z opisem stanu faktycznego, zakresem i przebiegiem czynności wynika z art. 13 ustawy o usługach detektywistycznych.

Komentarz Dawida Kuciela

W konflikcie wspólników każdy posiada własną wersję wydarzeń.

Jedna strona mówi, że chroni firmę. Druga twierdzi, że właśnie ta ochrona służy przejęciu kontroli. Pracownicy opowiadają się po różnych stronach, a każdy dokument zaczyna być interpretowany przez pryzmat konfliktu.

Dlatego nie zaczynam od pytania: „Który wspólnik ma rację?”

Zaczynam od ustalenia: kto podejmuje decyzje, kto kontroluje informacje, kto spotyka się z klientami, kto wykorzystuje pracowników i majątek oraz jakie działania można potwierdzić niezależnie od relacji klienta.

Dobry raport nie ma wzmacniać emocji wspólnika.

Ma zmniejszyć liczbę niewiadomych i pokazać kancelarii rzeczywisty obraz sytuacji.

Podsumowanie

Prywatny detektyw może pomóc w konflikcie wspólników poprzez weryfikację podejrzeń, odtworzenie chronologii, analizę struktury faktycznej kontroli, ustalanie powiązań, analizę nowych podmiotów i równoległej działalności, dokumentowanie spotkań i aktywności, identyfikację klientów, pracowników i świadków oraz przygotowanie raportu dla kancelarii.

Największą wartością nie jest odnalezienie jednej kompromitującej informacji.

Jest nią zbudowanie spójnego, legalnie pozyskanego i możliwego do zweryfikowania obrazu tego, co rzeczywiście dzieje się w firmie.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Bezpieczeństwo biznesu
• Jak przygotować bezpieczną podróż osoby podwyższonego ryzyka
• Jak zabezpieczyć firmę, gdy konflikt wspólników zaczyna się zaostrzać