Jak zbierać materiał do sprawy cywilnej?

Klient przychodzi do kancelarii z telefonem zawierającym tysiące wiadomości.

Posiada kilka umów, fotografie, nagranie rozmowy, wydruk z internetu i listę osób, które „wszystko potwierdzą”.

Jest przekonany, że materiał jest kompletny.

Po rozpoczęciu analizy okazuje się jednak, że nie zachowano oryginalnych plików. Zrzuty ekranu nie pokazują dat ani nazw użytkowników. Nagranie zostało kilkukrotnie przesłane przez komunikator. Wiadomości wybrano z długiej rozmowy, której pozostała część została usunięta.

Świadkowie nie widzieli zdarzeń osobiście. Znają je z relacji klienta.

Fotografie nie zawierają informacji, gdzie i kiedy zostały wykonane.

Problemem nie jest brak materiałów.

Problemem jest brak systemu pozwalającego ustalić, co dokładnie dokumentują, skąd pochodzą i z jakim twierdzeniem w sprawie są związane.

Gromadzenie materiału do sprawy cywilnej nie powinno polegać na zbieraniu wszystkiego, co może wyglądać niekorzystnie dla przeciwnika.

Powinno rozpocząć się od pytań postawionych przez kancelarię i prowadzić do uporządkowanego obrazu faktów.

Materiał powinien odpowiadać na konkretne twierdzenia

W postępowaniu cywilnym znaczenie mają fakty istotne dla rozstrzygnięcia, a strony wskazują dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne. Zasady te wynikają z Kodeksu postępowania cywilnego.

Dla pracy detektywistycznej oznacza to, że zlecenie powinno zostać rozpisane na konkretne pytania.

Nie:

„Proszę zebrać dowody, że kontrahent działał nieuczciwie.”

Lepiej:

· kto faktycznie realizował umowę;

· jakie zasoby posiadał wykonawca w chwili podpisania kontraktu;

· kiedy rozpoczęły się opóźnienia;

· czy działalność została przeniesiona do innego podmiotu;

· kto kontaktował się z klientami;

· gdzie znajdowały się towary;

· czy określony sprzęt rzeczywiście był wykorzystywany;

· kto uczestniczył w spotkaniach;

· kiedy opublikowano konkretną ofertę;

· jakie osoby mogą posiadać bezpośrednią wiedzę.

Każde pytanie powinno prowadzić do materiału, którego znaczenie kancelaria potrafi wyjaśnić.

Trzeba oddzielić materiał od oceny prawnej

Detektyw dokumentuje zdarzenia, osoby, miejsca, relacje i zachowania.

Nie powinien zastępować kancelarii w kwalifikowaniu ich skutków prawnych.

Raport może wskazywać:

„Były pracownik odbył trzy spotkania z klientami dawnego pracodawcy przed zakończeniem umowy.”

Nie powinien automatycznie stwierdzać:

„Dopuścił się czynu nieuczciwej konkurencji.”

Może udokumentować:

„Osoba regularnie korzystała z nieruchomości i finansowała część prac.”

Nie powinien bez odpowiedniego materiału pisać:

„Była rzeczywistym właścicielem nieruchomości.”

Takie rozdzielenie zwiększa wartość raportu.

Kancelaria otrzymuje fakty, które może ocenić w kontekście roszczenia, umów i przepisów.

Pierwszym dokumentem powinna być mapa sprawy

Przed rozpoczęciem czynności warto przygotować tabelę albo roboczy dokument zawierający:

· główne twierdzenie;

· fakty potrzebne do jego wykazania;

· dostępne źródła;

· materiały posiadane przez klienta;

· osoby mogące posiadać wiedzę;

· informacje sprzeczne;

· elementy niepotwierdzone;

· materiały zagrożone usunięciem;

· możliwe działania;

· ograniczenia prawne i techniczne.

Przykładowo w sprawie naruszenia zakazu konkurencji:

Twierdzenie: pracownik rozpoczął działalność konkurencyjną przed rozwiązaniem umowy.

Fakty wymagające sprawdzenia: data rozpoczęcia przygotowań, rejestracja domeny, pierwsza oferta, spotkania z klientami, rekrutacja pracowników, wykorzystywane zasoby.

Źródła: strona internetowa, publikacje, ogłoszenia, świadkowie, dokumentacja klienta, działania terenowe.

Taka mapa pozwala uniknąć sytuacji, w której zespół zbiera setki materiałów dotyczących osoby, ale nie odpowiada na najważniejsze pytanie.

Chronologia jest ważniejsza niż liczba załączników

W sprawie cywilnej często nie chodzi wyłącznie o to, czy zdarzenie miało miejsce.

Znaczenie ma, kiedy do niego doszło.

Ta sama aktywność może być oceniana inaczej przed wypowiedzeniem umowy, po zakończeniu współpracy albo po otrzymaniu wezwania.

Dlatego należy zbudować jedną chronologię obejmującą:

· negocjacje;

· podpisanie dokumentów;

· wykonane płatności;

· spotkania;

· zmiany zakresu;

· działania stron;

· publikacje;

· rejestrację podmiotów;

· zmiany adresów;

· odejścia pracowników;

· wezwania;

· transfery majątku;

· rozpoczęcie nowej działalności;

· usunięcie treści.

Dla każdego zdarzenia trzeba wskazać źródło.

Jeżeli data wynika z relacji świadka, należy to zaznaczyć. Jeżeli pochodzi z dokumentu, trzeba wskazać dokument. Jeżeli ustalono ją jedynie w przybliżeniu, nie należy przedstawiać dokładnego dnia jako pewnego.

Dokument należy zachować w pełnym kontekście

Pojedyncza wiadomość może wyglądać jednoznacznie:

„Zgadzam się na zapłatę.”

Cały wątek może jednak pokazać, że rozmowa dotyczyła innej kwoty albo warunku.

Dlatego trzeba zachowywać:

· pełną rozmowę;

· wcześniejsze i późniejsze wiadomości;

· dane nadawcy i odbiorcy;

· daty i godziny;

· załączniki;

· informację o urządzeniu lub koncie;

· sposób pozyskania materiału;

· oryginalny plik, jeżeli jest dostępny.

Zrzut ekranu może być użyteczny, ale nie powinien automatycznie zastępować pełnego eksportu albo oryginalnej korespondencji.

Jeżeli dokument został przepisany, należy zachować również materiał źródłowy.

Jeżeli klient dostarcza wydruk, trzeba ustalić, czy posiada wersję elektroniczną i skąd plik pochodzi.

Nie wolno poprawiać materiału tak, aby utracił charakter źródłowy

Fotografia może zostać rozjaśniona w celu ułatwienia oglądu.

Nagranie może zostać skopiowane do formatu roboczego.

Dokument można opisać i ponumerować.

Oryginał powinien jednak pozostać niezmieniony.

Nie należy:

· kadrować jedynej kopii;

· nadpisywać pliku;

· usuwać metadanych;

· poprawiać dźwięku bez zachowania oryginału;

· zmieniać nazw plików bez ewidencji;

· scalać kilku nagrań w jeden materiał bez opisu;

· usuwać fragmentów uznanych za nieistotne;

· przesyłać jedynej kopii przez komunikatory zmieniające jakość.

Najlepiej oddzielić materiał źródłowy od kopii roboczych.

Każda wersja powinna być opisana.

Materiał internetowy może zniknąć w kilka minut

Strony, profile, oferty, ogłoszenia i fotografie są szczególnie podatne na zmianę.

Po wysłaniu wezwania druga strona może usunąć treść, zmienić datę, skład zespołu albo opis działalności.

Dlatego zabezpieczenie powinno nastąpić odpowiednio wcześnie.

Nie wystarczy jednak wykonać przypadkowego zrzutu.

Warto zachować:

· pełny adres strony;

· datę i godzinę;

· całą widoczną treść;

· powiązane podstrony;

· dane profilu;

· elementy wskazujące autora lub podmiot;

· kolejność przejść pomiędzy stronami;

· pliki do pobrania;

· wersję materiału w możliwie pełnym kontekście.

Kancelaria powinna wcześniej wskazać, jaki fakt ma potwierdzać dana publikacja.

Jeżeli chodzi o skład zespołu, trzeba zabezpieczyć stronę przedstawiającą ludzi. Jeżeli o datę uruchomienia oferty, znaczenie mogą mieć wcześniejsze wersje i pierwsze publikacje.

Samo zgromadzenie setek ekranów bez opisania ich funkcji może utrudnić, a nie ułatwić pracę.

Trzeba prowadzić rejestr materiałów

Każdy istotny plik, dokument, fotografia albo nagranie powinny otrzymać własne oznaczenie.

Rejestr może obejmować:

· numer;

· nazwę;

· krótki opis;

· datę pozyskania;

· datę zdarzenia;

· źródło;

· osobę przekazującą;

· format;

· lokalizację oryginału;

· wykonane kopie;

· związek z pytaniem kancelarii;

· ograniczenia;

· uwagi dotyczące autentyczności lub kompletności.

Takie rozwiązanie zapobiega chaosowi podczas wielomiesięcznej sprawy.

Pozwala również szybko ustalić, czy kancelaria pracuje na oryginale, kopii czy materiale przetworzonym.

Świadek powinien posiadać własną wiedzę

Klient często wskazuje osobę, która „zna całą sprawę”.

Po rozmowie okazuje się, że świadek nie uczestniczył w zdarzeniach. Wie o nich wyłącznie z relacji klienta.

Nie oznacza to, że jego wiedza jest całkowicie bezwartościowa.

Może potwierdzić zachowanie klienta, moment otrzymania wiadomości albo późniejsze wydarzenia.

Nie powinien jednak zostać przedstawiony jako bezpośredni świadek spotkania, którego nie widział.

Przed kontaktem warto ustalić:

· co świadek obserwował osobiście;

· kiedy;

· z jakiej pozycji;

· kto jeszcze był obecny;

· jakie dokumenty posiada;

· czego dowiedział się później;

· czy pozostaje w konflikcie albo zależności;

· czy jego pamięć była wzmacniana przez rozmowy z klientem.

Detektyw nie powinien przekazywać świadkowi oczekiwanej wersji.

Pytania muszą pozwalać mu opisać własne wspomnienia.

Notatka z rozmowy powinna oddzielać słowa świadka od interpretacji

Po rozmowie warto przygotować dokument zawierający:

· datę;

· miejsce lub formę kontaktu;

· uczestników;

· sposób potwierdzenia tożsamości;

· informacje przekazane świadkowi;

· jego wypowiedzi;

· wskazane dokumenty;

· elementy wymagające weryfikacji;

· odmowę odpowiedzi na określone pytania;

· ograniczenia pamięci;

· zgodę na dalszy kontakt.

Nie należy wkładać w usta świadka wniosków sformułowanych przez detektywa.

Jeżeli powiedział:

„Widziałem go kilka razy w biurze”,

raport nie powinien automatycznie stwierdzać:

„Świadek potwierdził, że osoba zarządzała spółką.”

Obecność w biurze i zarządzanie przedsiębiorstwem to dwa różne ustalenia.

Obserwacja powinna dokumentować zachowania, nie charakter człowieka

Działania terenowe mogą pomóc ustalić:

· kto korzysta z nieruchomości;

· kto prowadzi spotkania;

· gdzie wykonywana jest działalność;

· czy osoba kontaktuje się z określonym podmiotem;

· jak wykorzystywany jest sprzęt;

· czy deklarowany sposób funkcjonowania odpowiada rzeczywistości;

· czy dana osoba regularnie przebywa w określonym miejscu.

Raport powinien opisywać konkretne zdarzenia.

Nie:

„Osoba prowadzi luksusowe życie.”

Lepiej:

„W badanym okresie korzystała z pojazdu określonej marki, zatrzymywała się w obiekcie i uczestniczyła w spotkaniach.”

Nie:

„Faktycznie jest właścicielem firmy.”

Lepiej:

„Prowadziła rozmowy z klientami, wydawała polecenia pracownikom i regularnie korzystała z gabinetu.”

Precyzyjny opis pozwala kancelarii samodzielnie ocenić znaczenie faktów.

Materiał korzystny i niekorzystny powinny być traktowane tak samo

Detektyw może ujawnić informację, która osłabia stanowisko klienta.

Przykładowo:

· klient zaakceptował zmianę zakresu;

· wiedział o podwykonawcy;

· uczestniczył w spotkaniu, któremu później zaprzecza;

· korzystał z efektów pracy;

· pierwszy zerwał współpracę;

· przekazał konkurentowi materiały dobrowolnie;

· świadek pamięta wydarzenie inaczej.

Takiego materiału nie należy pomijać.

Obowiązek rzetelności i sprawdzania prawdziwości informacji wynika również z ustawy o usługach detektywistycznych.

Kancelaria musi znać słabe punkty przed przeciwnikiem.

Tylko wtedy może odpowiednio zmienić strategię, zakres roszczenia albo sposób prowadzenia rozmów.

Trzeba określić granicę pomiędzy materiałem a prywatnością

Fakt, że informacje dotyczą przeciwnika procesowego, nie oznacza prawa do analizowania całego jego życia.

Zakres powinien pozostawać związany ze sprawą.

Jeżeli przedmiotem sporu jest wykonywanie działalności konkurencyjnej, znaczenie mają aktywność zawodowa, spotkania z klientami i wykorzystywane zasoby.

Nie ma automatycznej potrzeby dokumentowania prywatnych spotkań niezwiązanych ze sporem.

Jeżeli sprawa dotyczy sposobu korzystania z nieruchomości, można dokumentować faktyczne użytkowanie.

Nie oznacza to prawa do ingerowania w prywatne pomieszczenia albo przełamywania zabezpieczeń.

Dobrze określony zakres chroni zarówno prawa osoby, jak i wartość końcowego materiału.

Raport powinien być zbudowany pod kątem pracy kancelarii

Raport nie powinien przypominać pamiętnika z czynności.

Powinien umożliwić szybkie odnalezienie odpowiedzi.

Dobra konstrukcja może obejmować:

1. Cel zlecenia.

2. Pytania kancelarii.

3. Materiały początkowe.

4. Chronologię.

5. Osoby i podmioty.

6. Ustalenia.

7. Źródła.

8. Materiały zabezpieczone.

9. Świadków.

10. Informacje niepotwierdzone i sprzeczne.

11. Ograniczenia.

12. Załączniki.

13. Rekomendowane kierunki dalszej weryfikacji.

Ustawa wymaga, aby końcowe sprawozdanie zawierało opis stanu faktycznego, datę rozpoczęcia, zakres i przebieg czynności oraz datę ich zakończenia. W pracy dla kancelarii warto rozbudować ten standard tak, aby każdy wniosek prowadził do konkretnego źródła lub załącznika.

Modelowy przypadek

Kancelaria przygotowywała sprawę dotyczącą wyprowadzenia klientów przez byłego dyrektora.

Klient przekazał listę utraconych odbiorców, umowę zawierającą zakaz konkurencji oraz kilka wiadomości od pracowników.

Pierwotne podejrzenie zakładało, że wszystkie kontakty rozpoczęły się dopiero po odejściu menedżera.

Analiza chronologii wykazała jednak, że nowa domena została zarejestrowana kilka miesięcy wcześniej. Przed zakończeniem umowy pojawiły się ogłoszenia rekrutacyjne, a część pracowników odbywała spotkania poza siedzibą spółki.

Zabezpieczono archiwalne wersje strony, publikacje, ogłoszenia i informacje o osobach zaangażowanych w nowy podmiot.

Działania terenowe potwierdziły spotkania byłego dyrektora z dwoma klientami.

Jednocześnie analiza dokumentów klienta wykazała, że jeden z odbiorców wypowiedział umowę jeszcze przed rozpoczęciem tych spotkań z powodu niezadowolenia z jakości obsługi.

Raport nie przedstawiał wszystkich utraconych klientów jako przejętych.

Rozdzielał:

klientów, wobec których istniał materiał potwierdzający kontakt byłego dyrektora, odbiorców, którzy odeszli wcześniej z innych powodów, oraz przypadki wymagające dalszej weryfikacji.

Dzięki temu kancelaria mogła oprzeć sprawę na mniejszej, ale znacznie lepiej udokumentowanej grupie zdarzeń.

Komentarz Dawida Kuciela

Największym błędem jest utożsamienie liczby materiałów z ich jakością.

Klient może przynieść tysiąc wiadomości, a najważniejsza okaże się jedna data, jeden załącznik i jeden świadek.

Zaczynam od pytania:

„Jaki fakt mamy potwierdzić?”

Dopiero później wybieram źródła i działania.

Każdy materiał musi mieć historię. Musimy wiedzieć, skąd pochodzi, kiedy powstał, kto go posiadał i co dokładnie pokazuje.

Nie ukrywam także ustaleń niekorzystnych dla klienta.

Raport ma pomóc kancelarii wygrać właściwie przygotowaną sprawę albo odpowiednio wcześnie zrezygnować z tezy, której nie da się obronić.

Podsumowanie

Gromadzenie materiału do sprawy cywilnej powinno rozpocząć się od pytań kancelarii i mapy faktów, a nie od przypadkowego zbierania informacji o przeciwniku.

Należy budować chronologię, zachowywać pełny kontekst dokumentów, chronić oryginały, ewidencjonować pliki, zabezpieczać treści internetowe oraz oddzielać bezpośrednią wiedzę świadków od informacji zasłyszanych.

Raport powinien opisywać zachowania i zdarzenia bez zastępowania oceny prawnej.

Największą wartość posiada materiał, którego źródło, data, znaczenie i ograniczenia można jasno wyjaśnić.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Dawid Kuciel – DKDetektyw
• Jaki zawód wybrać
• Jak przygotować materiał do sprawy z oskarżenia prywatnego