Jak sprawdzić, czy działalność jest prowadzona na podstawioną osobę?

Aby ustalić, czy działalność gospodarcza jest formalnie zarejestrowana na inną osobę, ale faktycznie prowadzona przez osobę zobowiązaną do alimentów, nie wystarczy wykazać pokrewieństwa pomiędzy właścicielem firmy a osobą podejrzewaną.

Trzeba porównać dwie rzeczy:

1. kto występuje w dokumentach i rejestrach;
2. kto w rzeczywistości podejmuje decyzje, obsługuje klientów, organizuje pracę i korzysta z efektów działalności.

Sama pomoc w firmie małżonka, rodzica albo rodzeństwa nie oznacza automatycznie, że formalny właściciel jest figurantem. Znaczenie ma dopiero spójny zestaw ustaleń pokazujący, że osoba niewidoczna w rejestrach faktycznie wykonuje funkcje typowe dla właściciela, zarządzającego albo kluczowego przedsiębiorcy.

Formalny właściciel nie zawsze jest jedynym decydentem

W oficjalnych źródłach można sprawdzić między innymi:

• dane przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG;
• wspólników i organy spółek ujawnione w KRS;
• pełnomocników i prokurentów;
• historię zmian w podmiocie;
• sposób reprezentacji;
• siedzibę i przedmiot działalności;
• sprawozdania finansowe, jeżeli podlegają ujawnieniu;
• zgłoszonych beneficjentów rzeczywistych.

Publiczne rejestry pokazują formalną strukturę. Nie zawsze pokazują jednak cały sposób rzeczywistego funkcjonowania firmy. CEIDG i KRS mogą wskazywać właściciela, członka zarządu lub prokurenta, ale codzienne decyzje operacyjne może faktycznie podejmować inna osoba.

Nie należy jednak automatycznie używać określenia „podstawiona osoba”. To mocny wniosek, który powinien wynikać z materiału, a nie być założeniem przyjętym na początku.

Trzy możliwe modele

Model pierwszy: zwykła pomoc rodzinna

Osoba:

• sporadycznie pojawia się w firmie;
• pomaga w pojedynczej dostawie;
• przewozi towar;
• zastępuje właściciela podczas choroby;
• wykonuje drobne czynności bez stałego harmonogramu.

Taki materiał nie wystarcza do stwierdzenia, że faktycznie prowadzi działalność.

Model drugi: nieujawnione zatrudnienie lub współpraca

Osoba regularnie:

• wykonuje pracę;
• obsługuje klientów;
• realizuje usługi;
• korzysta z wyposażenia;
• pracuje w stałych godzinach.

Może to wskazywać na faktyczną aktywność zawodową, ale niekoniecznie na kierowanie całą firmą.

Model trzeci: faktyczne zarządzanie przedsiębiorstwem

Osoba:

• wydaje polecenia pracownikom;
• negocjuje z klientami;
• ustala ceny;
• przyjmuje zamówienia;
• otwiera i zamyka lokal;
• organizuje dostawy;
• dysponuje pojazdami;
• reprezentuje firmę podczas spotkań;
• przedstawia się jako właściciel lub decydent;
• kontroluje codzienną działalność.

To właśnie ten model może uzasadniać hipotezę, że formalna struktura nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi zarządzania.

Siedem rozbieżności, których należy szukać

1. Rozbieżność pomiędzy rejestrem a komunikacją z klientami

W rejestrze widnieje jedna osoba, ale:

• telefony odbiera ktoś inny;
• oferty podpisuje inna osoba;
• negocjacje prowadzi były właściciel;
• klienci są kierowani bezpośrednio do osoby formalnie niezwiązanej z firmą;
• ta sama osoba występuje w reklamach i realizacjach.

Jedno zdjęcie z firmowego profilu nie wystarcza. Znaczenie ma regularna i dominująca rola.

2. Rozbieżność pomiędzy właścicielem a osobą zarządzającą personelem

Warto ustalić, kto:

• rozdziela zadania;
• kontroluje wykonanie;
• ustala godziny pracy;
• reaguje na problemy;
• odbiera pracowników;
• prowadzi odprawy;
• decyduje o zakupach;
• wydaje klucze, narzędzia lub pojazdy.

Osoba wykonująca pracę fizyczną nie musi kierować przedsiębiorstwem. Osoba, która jednocześnie organizuje pracę pozostałych, może pełnić znacznie ważniejszą rolę.

3. Rozbieżność czasowa

Firma została formalnie zarejestrowana na członka rodziny krótko po:

• rozpoczęciu sporu alimentacyjnego;
• zamknięciu wcześniejszej działalności;
• rezygnacji z zatrudnienia;
• powstaniu zadłużenia;
• przeniesieniu majątku;
• zapowiedzi postępowania sądowego.

Sama zbieżność dat nie jest dowodem pozorności. Może jednak wskazywać, że należy dokładniej przeanalizować chronologię.

4. Rozbieżność kompetencyjna

Formalny właściciel:

• nie posiada doświadczenia w branży;
• nie zna podstawowych procesów;
• wykonuje inną pracę na pełny etat;
• rzadko pojawia się w firmie;
• nie uczestniczy w spotkaniach;
• nie potrafi odpowiedzieć na pytania klientów.

Osoba formalnie niezwiązana z przedsiębiorstwem posiada natomiast:

• wieloletnie doświadczenie;
• kontakty z klientami;
• specjalistyczną wiedzę;
• wcześniejszą firmę w tej samej branży;
• pełną kontrolę nad działalnością.

To ważna rozbieżność, ale nadal wymaga potwierdzenia faktycznym zachowaniem.

5. Rozbieżność dotycząca majątku firmy

Osoba niewidoczna formalnie może codziennie korzystać z:

• samochodu;
• sprzętu;
• lokalu;
• telefonu;
• firmowej karty paliwowej;
• magazynu;
• miejsca parkingowego;
• narzędzi;
• pracowników.

Regularne korzystanie nie przesądza jeszcze o własności ani dochodzie. Może jednak pokazywać realne związki z działalnością.

6. Rozbieżność marketingowa

Warto przeanalizować:

• archiwalne strony;
• profile społecznościowe;
• zdjęcia realizacji;
• ogłoszenia;
• opinie klientów;
• wizytówki;
• numery telefonów;
• adresy e-mail;
• domeny internetowe.

Czasami formalnie nowa firma wykorzystuje:

• ten sam numer;
• te same zdjęcia;
• ten sam zespół;
• identyczne oferty;
• tę samą domenę;
• tych samych klientów;
• wcześniejszą markę osoby zobowiązanej.

Pojedynczy wspólny element może być przypadkowy. Zestaw wielu zgodnych elementów może pokazywać ciągłość działalności.

7. Rozbieżność dotycząca codziennych decyzji

Najważniejsze pytanie brzmi:

Do kogo zwracają się ludzie, kiedy trzeba podjąć decyzję

Może to być widoczne podczas:

• reklamacji;
• negocjacji;
• problemu z dostawą;
• ustalania ceny;
• zatrudniania pracownika;
• odbioru wykonanej usługi;
• rozmowy z kluczowym klientem.

Faktyczny decydent nie zawsze siedzi w biurze prezesa. Często rozpoznaje się go po tym, że inni czekają na jego zgodę.

Jak wygląda postępowanie krok po kroku

Etap 1: rekonstrukcja historii firmy

Należy ustalić:

• wcześniejsze działalności;
• daty ich zamknięcia;
• datę powstania nowego podmiotu;
• właścicieli;
• zarząd;
• pełnomocników;
• prokurentów;
• beneficjentów rzeczywistych;
• siedziby;
• domeny;
• numery telefonów;
• wcześniejsze nazwy.

KRS, CEIDG i Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych są ważnymi punktami wyjścia, lecz żaden pojedynczy rejestr nie odpowiada samodzielnie na pytanie, kto codziennie prowadzi firmę.

Etap 2: mapa powiązań

Tworzymy połączenia pomiędzy:

• osobami;
• spółkami;
• działalnościami;
• adresami;
• numerami telefonów;
• domenami;
• pojazdami;
• pełnomocnikami;
• klientami;
• pracownikami.

Nie każde powiązanie oznacza kontrolę. Celem mapy jest pokazanie, które elementy wymagają weryfikacji.

Etap 3: obserwacja zwykłego rytmu firmy

Najbardziej wartościowe są zwyczajne dni pracy, a nie uroczyste otwarcie albo jednorazowe spotkanie.

Należy ustalić:

• kto przyjeżdża pierwszy;
• kto otwiera lokal;
• kto odbiera pracowników;
• kto spotyka się z klientami;
• kto korzysta z pojazdów;
• kto pozostaje do końca;
• kto zamyka firmę;
• czy schemat się powtarza.

Etap 4: analiza roli, nie samej obecności

Nie wystarczy napisać:

Osoba przebywała w firmie przez osiem godzin.

Trzeba opisać:

• co robiła;
• z kim się kontaktowała;
• czy wykonywała pracę;
• czy wydawała polecenia;
• czy reprezentowała podmiot;
• czy podejmowała decyzje.

Etap 5: połączenie wyników

Najsilniejszy materiał łączy:

• rejestry;
• historię działalności;
• publiczne ślady;
• regularną obecność;
• faktyczne decyzje;
• korzystanie z zasobów;
• ciągłość klientów i marki.

Drabina siły ustaleń

Poziom	Ustalenie	Znaczenie
1	Osoba odwiedza firmę krewnego	słaby sygnał
2	Przebywa tam regularnie	trwały związek
3	Wykonuje czynności zawodowe	możliwa praca lub współpraca
4	Zarządza personelem i klientami	faktyczna rola kierownicza
5	Kontroluje działalność mimo braku formalnej funkcji	mocna rozbieżność formalno-faktyczna
6	Zachowano ciągłość dawnej firmy, klientów i zasobów	możliwy mechanizm ukrycia rzeczywistej aktywności

Modelowy przypadek

Mężczyzna zamyka działalność budowlaną kilka miesięcy przed sprawą o podwyższenie alimentów. Niedługo później identyczną działalność rejestruje jego partnerka.

Ustalenia formalne

• partnerka jest właścicielką;
• mężczyzna nie jest pełnomocnikiem ani pracownikiem ujawnionym w dostępnych źródłach;
• firma działa pod inną nazwą;
• wykorzystuje ten sam adres magazynu.

Ustalenia internetowe

• ten sam numer telefonu;
• fotografie dawnych realizacji;
• podobne opisy usług;
• klienci w opiniach nadal wymieniają mężczyznę;
• na nagraniach przedstawia się jako osoba odpowiedzialna za wykonanie.

Ustalenia terenowe

W sześciu dniach mężczyzna:

• otwierał magazyn;
• rozdzielał pracowników;
• przewoził ich na budowy;
• spotykał się z inwestorami;
• odbierał materiał;
• pozostawał do końca dnia.

Partnerka pojawiła się raz.

Uczciwy wniosek

Materiał pokazuje, że mężczyzna w każdym z sześciu terminów wykonywał powtarzalne czynności operacyjne i zarządcze, obejmujące organizację pracowników, kontakt z inwestorami, korzystanie z zasobów firmy oraz nadzorowanie realizacji. Formalny status jego współpracy i sposób rozliczania wynagrodzenia nie zostały ustalone.

Nie:

Partnerka jest figurantką, a firma w stu procentach należy do mężczyzny.

Pierwszy wniosek wynika z faktów. Drugi wykracza poza materiał.

Co powinien zawierać raport

• dokładny cel;
• formalną strukturę podmiotu;
• historię zmian;
• mapę powiązań;
• źródła internetowe;
• dane kontaktowe i domeny;
• chronologię aktywności;
• wykonywane czynności;
• osoby, którym wydawano polecenia;
• kontakty z klientami;
• korzystanie z zasobów;
• obecność formalnego właściciela;
• ograniczenia;
• informacje, których nie ustalono;
• neutralne porównanie stanu formalnego i faktycznego.

Komentarz Dawida Kuciela

W takich sprawach nie interesuje mnie wyłącznie nazwisko wpisane w rejestrze. Interesuje mnie to, do kogo dzwoni klient, kto ustala cenę, kto wydaje pracownikom polecenia i kto podejmuje decyzję, gdy pojawia się problem.

Podstawiona osoba to nie jest określenie, od którego zaczynam analizę. To hipoteza. Najpierw muszę wykazać, że formalny właściciel i faktyczny decydent to dwie różne osoby.

Raport nie powinien zgadywać, kto odbiera pieniądze. Powinien pokazać, kto rzeczywiście prowadzi przedsiębiorstwo.

Najczęstsze pytania

Czy firma zarejestrowana na małżonka jest automatycznie fikcyjna

Nie. Małżonek może rzeczywiście prowadzić działalność. Pokrewieństwo lub związek nie są dowodem pozorności.

Czy codzienne przebywanie w firmie wystarczy

Wskazuje na trwały związek, ale trzeba ustalić również charakter czynności i poziom decyzyjności.

Czy detektyw może ustalić, na czyje konto trafiają pieniądze

Nie posiada ogólnego dostępu do rachunków bankowych ani danych objętych tajemnicą bankową.

Czy CRBR pokaże faktycznego zarządzającego

Rejestr może wskazywać zgłoszonego beneficjenta rzeczywistego określonych podmiotów. Nie zastępuje jednak analizy codziennego sposobu działania firmy.

Czy raport przesądzi, że doszło do ukrywania dochodów

Nie. Raport opisze ustalone fakty. Ich znaczenie prawne ocenia sąd na tle całej sprawy.

Podsumowanie

Aby wykazać, że działalność jest prowadzona na inną osobę, trzeba porównać:

• stan formalny;
• historię firmy;
• kompetencje;
• codzienną obecność;
• rzeczywiste czynności;
• kontrolę nad pracownikami;
• kontakty z klientami;
• korzystanie z majątku;
• podejmowanie decyzji.

Nie wystarczy pokazać, że ktoś pomaga rodzinie.

Trzeba wykazać, że osoba niewidoczna formalnie w praktyce zachowuje się jak rzeczywisty przedsiębiorca.

Powiązane materiały

Jeżeli ten temat dotyczy Twojej sytuacji, zobacz również:

• Rozwód i alimenty
• Jak sprawdzić, czy dziecko jest pozostawiane bez odpowiedniej opieki
• Jak sprawdzić, czy małżonek przygotowuje potajemną wyprowadzkę