Weryfikacja kontrahenta

Weryfikacja kontrahenta – detektyw radzi

Ktoś puka do drzwi Twojego domu. Co robisz, zanim je otworzysz? Upewniasz się, że znasz tę osobę i nie wyrządzi ona krzywdy Tobie ani Twojej rodzinie. Dlaczego więc w interesach nie postępujesz tak samo? Przed podpisaniem ważnej umowy czy zrobieniem na pozór dobrego interesu, warto zweryfikować swojego przyszłego kontrahenta, aby nie narazić swojej firmy na straty finansowe czy też konsekwencje prawne. Należy pamiętać, że często wspólnicy ponoszą zbiorową odpowiedzialność za swoje błędy, a ponad wszystko należy podkreślić jedną, ponadczasową maksymę – w biznesie nie ma miejsca na litość. Pamiętaj detektyw radzi, weryfikacja kontrahenta to podstawa Twojego bezpieczeństwa.

Zagrożenia wynikające z braku weryfikacji kontrahentów

Na przedsiębiorcę czyha wiele zagrożeń. Prowadzenie firmy nie jest łatwą sprawą; nawet najbardziej doświadczeni gracze popełniają błędy. Jednak jakie są zagrożenia wynikającego z braku weryfikacji kontrahentów? To oczywiste, ale przede wszystkim kontrahent ten może Cię oszukać na wiele sposobów. Jeżeli jednak nie byłeś ostrożny i nie przeprowadziłeś odpowiednich działań, problemy mogą spotkać Cię ze strony na przykład urzędu skarbowego. Najgorszym, trzecim scenariuszem jest to, że oszuka Cię kontrahent, przez co zaczniesz mieć dodatkowo problemy z organami podatkowymi.

Zachowanie należytej staranności – formalna weryfikacja kontrahenta

Oszustwa VAT to częste zjawisko, ostatnimi czasy bardzo kontrolowane przez organy państwowe. W razie wątpliwości urzędu skarbowego, czy podatnik mógł odliczyć od kwoty podatku należnego kwotę podatku naliczonego, należy wykazać, że w konkretnej sprawie dokonano odpowiedniego sprawdzenia kontrahenta, to jest dochowano należytej staranności. Warto jednak wiedzieć, że jeżeli podatnik zachował należytą staranność, nie wiedział o oszustwie ani nadużyciu, a dokonał transakcji w zakresie VAT-u, na wcześniejszym etapie obrotu nie straci możliwości odliczenia podatku naliczonego, a przynajmniej jest na to ogromna szansa. Każdy z tego typu przypadków będzie zawsze indywidualnie rozpatrywany przez organy podatkowe, dlatego należy jak najlepiej zabezpieczać swoją firmę. Niezachowanie należytej staranności skutkować będzie nie tylko brakiem możliwości odliczenia VAT-u. Organy podatkowe będą mogły dołożyć Ci domiar w wysokości 100% podatku zakwestionowanej transakcji. Najgorsze w tym wypadku będą jednak możliwe problemy prawne związane z zarzutami popełnienia przestępstwa skarbowego.

Co jest więc najważniejsze, aby dochować należytej staranności?

Przede wszystkim kontrahenta należy zweryfikować przed transakcją oraz dokonywać stałego monitorowania w trakcie jej trwania. Jest to wymóg konieczny. Oszustwa VAT to częste zjawisko, ostatnimi czasy bardzo kontrolowane przez organy państwowe. W razie wątpliwości urzędu skarbowego, czy podatnik mógł odliczyć od kwoty podatku należnego kwotę podatku naliczonego, należy wykazać, że w konkretnej sprawie dokonano odpowiedniego sprawdzenia kontrahenta, to jest dochowano należytej staranności. Warto jednak wiedzieć, że jeżeli podatnik zachował należytą staranność, nie wiedział o oszustwie ani nadużyciu, a dokonał transakcji w zakresie VAT-u, na wcześniejszym etapie obrotu nie straci możliwości odliczenia podatku naliczonego, a przynajmniej jest na to ogromna szansa.

Każdy z tego typu przypadków będzie zawsze indywidualnie rozpatrywany przez organy podatkowe, dlatego należy jak najlepiej zabezpieczać swoją firmę. Niezachowanie należytej staranności skutkować będzie nie tylko brakiem możliwości odliczenia VAT-u. Organy podatkowe będą mogły dołożyć Ci domiar w wysokości 100% podatku zakwestionowanej transakcji. Najgorsze w tym wypadku będą jednak możliwe problemy prawne związane z zarzutami popełnienia przestępstwa skarbowego.
Co jest więc najważniejsze, aby dochować należytej staranności? Przede wszystkim kontrahenta należy zweryfikować przed transakcją oraz dokonywać stałego monitorowania w trakcie jej trwania. Jest to wymóg konieczny.

Jak zweryfikować kontrahenta, czyli informacje, które możesz zdobyć sam

1. Krajowy Rejestr Sądowy – sprawdzisz w nim rejestr podmiotów prawnych.
2. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – w CEIDG sprawdzisz osoby fizyczne, które prowadzą działalność, oraz spółki cywilne.
3. Krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej – REGON.
4. Weryfikacja, czy dany kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT-u.
5. Weryfikacja, czy dany kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT-u zarejestrowanym w UE na potrzeby transakcji między Państwami UE.
6. Informacja o zadłużeniu z Krajowego rejestru długów – sprawdzenie w BIG-u. Warte podkreślenia jest to, że jeżeli nie znajdziemy tam kontrahenta, dalej nie ma 100% pewności, że kontrahent nie jest zadłużony. Wierzyciele mogą, ale nie muszą zgłaszać dłużników do BIG-u.
7. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i ZUS-u o regularnych wpłatach i braku ich zalegania. Aby otrzymać taką informację, należy otrzymać zgodę od kontrahenta, który musi zaświadczenie, co przedstawić.
8. Strona internetowa kontrahenta – warto ją sprawdzić, aby zebrać podstawowe informacje, należy jednak pamiętać, że znajduje się na niej to, czym firma chce się pochwalić. Nie umieści na niej na pewno informacji o chociażby słabej kondycji finansowej.
9. Opinie w internecie – jest to bardzo rozległy temat. Wbrew pozorom weryfikacja kontrahenta przez poszukiwanie na jego temat opinii w internecie to bardzo trudne zadanie. Znalezienie rzetelnych, bezstronnych informacji wymaga dużego wkładu pracy przy ich zbieraniu oraz późniejszej analizie. Należy pamiętać, że najważniejsza jest jakość informacji.
10. Pamiętaj, że równie ważne dla bezpieczeństwa Twojej firmy jak weryfikacja kontrahentów jest także sprawdzanie pracowników przed zatrudnieniem oraz ich cykliczny monitoring.

Na co zwrócić uwagę podczas transakcji?

Ministerstwo Finansów podkreśla niestandardowe oraz nietypowe zachowania podczas transakcji. Są to między innymi:

• Brak zaplecza odpowiedniego do skali przedsięwzięcia, jakie ma zrealizować firma. Na przykład robisz duże zamówienie na produkcję części samochodowych w firmie, która nie ma nawet swojej hali, a po weryfikacji miejsca rejestracji firmy okazuje się, że to mały magazyn, który nie zmieści nawet części Twojego zamówienia.
• Transakcja została zawarta na warunkach, które znaczenie odbiegają od tych, jakie uznawane są w danej branży za bezpieczne. Prostym przykładem odnoszącym się do większości branż może być na przykład zapłacenie całości z góry za produkcję ogromnej ilości towaru.
• Kontrahent sprzedaje towar nie ze swojej branży, a zmiana profilu działalności nie ma uzasadnienia ekonomicznego.
• Kontrahent wymaga od Ciebie o wiele krótszego terminu płatności, niż termin oferowany przez konkurencję, a nie ma to ekonomicznego uzasadnienia.

W mojej ocenie organy podatkowe, jeżeli tylko zechcą, będą mogły oskarżyć przedsiębiorcę o niezachowanie należytej ostrożności. Sugerowanym przeze mnie działaniem jest skrupulatne dokumentowanie każdego procesu sprawdzania kontrahenta na każdym etapie jego trwania.
Artykuły, które pojawiają się na moim blogu, często sugerują wynajęcie detektywa. Zanim to zrobisz, około 80% informacji o swoim kontrahencie możesz zdobyć w prosty sposób, za pomocą otwartych źródeł, które przedstawiłem powyżej. Jednak zawsze pozostaje 20% ukrytych informacji, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla Twojego biznesu.

Z życia detektywa

Klient poprosił nas o weryfikację kontrahenta, któremu miał zlecić produkcję części do swoich silników. Produkcja miała rozpocząć się po wpłaceniu 20% wartości kontraktu, co w tym wypadku, było kwotą bagatela 2 mln euro. Przyszły kontrahent wyglądał na uczciwego. Posiadał nawet liczne referencje (jak później się okazało – fałszywe). Jego firma była zarejestrowana w jednym z krajów UE, miał stronę internetową. Miał także piękne biuro w centrum Czech, w którym było zarejestrowane jego przedsiębiorstwo. Nie miał tylko jednego dosyć ważnego elementu pozwalającego zrealizować to zamówienie – hali do produkcji.

Wywiad gospodarczy – wynajęcie prywatnego detektywa

Wywiad gospodarczy to wbrew powszechnej, mylnej opinii zupełnie co innego niż szpiegostwo gospodarcze. Pomiędzy tymi dwoma działaniami jest ogromna różnica. Wywiadem gospodarczym jest zbieranie informacji na temat przedsiębiorstw, kontrahentów za pomocą legalnych metod. Zebrane w ten sposób informacje można legalnie wykorzystać nie obawiając się o konsekwencje prawne. Szpiegostwo gospodarcze to nielegalne działania polegające na bezprawnym pozyskiwaniu informacji. Doświadczeni detektywi za pomocą legalnego wywiadu gospodarczego często są w stanie dowiedzieć się tyle samo, co haker włamujący się do baz danych firmy.
Dobry, wartościowy oraz bogaty w cenne informacje wywiad gospodarczy przeprowadzają agencje detektywistyczne i niejeden prywatny detektyw. Jedna osoba nie byłaby w stanie zebrać oraz przeanalizować ogromnej ilości informacji, w tak krótkim czasie. A w biznesie czas to pieniądz.